企业环境卫生中的保密要求
一、总则
环境卫生管理是物业服务的基础内容，保洁人员每日进入办公区域进行清洁作业，需要接触各个工作区域包括敏感区域。保洁工作中涉及的人员管理、作业流程和废弃物处理，都与信息安全直接相关。企业环境卫生中的保密要求旨在规范保洁服务和环境管理过程中的信息管控措施，防止保洁环节成为企业内部信息的外泄通道。本要求适用于企业保洁服务的所有环节，包括保洁人员管理、日常清洁作业、垃圾收集转运、消杀作业和环境卫生巡检。
二、保洁人员的资质审查与保密承诺
企业委托的保洁服务供应商应首选具有稳定员工队伍和良好商业信誉的保洁公司。保洁公司派驻企业的保洁人员应当经过政审背景调查无不良记录，保洁公司向企业提供保洁人员的身份信息备案。所有保洁人员在开始服务前应签署企业定制的保密承诺书，承诺不翻阅办公区域文件、不查看电脑屏幕、不复制或记录工作中接触到的任何企业信息、不使用个人手机拍摄办公区域。保洁人员的保密承诺书应由保洁公司留存原件，企业保存复印件备查。保洁人员更换时，新人上岗前同样完成保密承诺签署，否则不允许进入办公区域服务。
三、保洁人员出入管理
保洁人员应办理企业临时出入证件，证件的有效期限与保洁服务合同期限一致。保洁人员在保洁时段内凭有效证件经门禁系统进入和离开办公区域，非保洁时段不得擅自进入。保洁人员进入办公区域的日常保洁时段一般安排在非正常办公时间或人员较少的时段。办公时段内必须进入办公区域进行垃圾收集或紧急保洁时，保洁人员应在行政管理部门人员陪同下进入。保洁人员不得佩戴个人手机或具备拍摄录音功能的设备进入办公区域，如有特殊情况需携带手机的应在进入前向行政管理部门申报，并在工作期间将手机设置关机或飞行模式。
四、保洁人员的作业区域分级
根据办公区域的信息敏感程度，保洁作业区域分为普通办公区、内部办公区和敏感保密区三级。普通办公区包括大堂、走廊、电梯间、楼梯、卫生间、茶水间和公共休息区等区域，保洁人员在此类区域作业无需全程陪同。内部办公区包括集中办公区和部门办公室，保洁人员进入清扫时应有该部门的值班员工或安保人员在区域外值守观察。敏感保密区包括财务室、人事档案室、核心机房、研发实验室、密文保管室等，保洁人员原则上不进入此类区域清洁。如确需清洁，须由设施管理部门安排专属保洁时间段，保洁人员在该部门专人陪同下进入并在该人员全程在场的情况下完成清洁作业。
五、日常保洁中的保密注意事项
保洁人员在清扫办公区工位周围时，不得触摸或移动桌面上放置的文件资料、便签条、名片、票据等纸质物品。桌面清洁时只擦拭桌面空白区域，对于文件堆积区域的桌面不扫不擦，仅清理桌下地面的垃圾。垃圾筒的清理不翻找筒内物品直接更换垃圾袋。废纸篓中的纸张即使已经揉成团也不得摊开阅读。发现散落在地面上的文件或票据，保洁人员不应自行拾起阅读，应通知该区域的员工或联系行政部门处理。电动清洁设备即吸尘器、洗地机等在工作时不应接近办公桌面高度，避免吸入或吹落桌面文件。
六、垃圾收集与转运
保洁人员每日收集办公区域的垃圾袋后，按照垃圾分类要求分装。普通生活垃圾装入黑色垃圾袋密封后放入物业垃圾转运站。含有废弃纸张的垃圾袋虽然每日被保洁人员收入保洁推车，但其中可能混有含带信息的废弃纸张。保洁人员在垃圾转运过程中不得翻捡垃圾袋内的物品，也不得将垃圾袋在办公区域内打开检查。保洁推车在楼内拖行过程中，垃圾袋不应破损泄露。发现垃圾袋破损或有纸张露出时，保洁人员应立即报告行政管理部门协助处理。垃圾转运记录包括垃圾产出量、清运时间和接收方单位，由行政管理部门按月核验。
七、办公区域消杀工作中的保密
办公区域的消杀工作包括虫害防治、消毒灭菌和空气净化。消杀作业通常在非办公时间进行，作业人员需要进入办公区域各个房间。消杀服务供应商的人员在入场前与保洁人员相同须经过资质审查和签署保密承诺。消杀作业前，物业管理部门或行政管理部门应通知各部门将桌面上的文件和电子设备妥善收纳。消杀人员作业时不得擅自翻阅或移动收纳好的文件和物品。消杀作业中需要打开柜门、抽屉或设备底部的，应通知企业陪同人员帮助开启，消杀完成后恢复原状。消杀作业完成后由企业陪同人员确认办公区域恢复原状，文件物品未被移动或查看。
八、环境卫生巡检与检查中的保密
企业行政管理部门的环境卫生巡检人员在检查清洁质量时可以查看工位表面整洁程度，但不应翻动或阅读桌面上显示的各类文件信息。卫生检查记录单中不应记录具体工位上看到的文件内容、办公数据或项目名称。环境卫生检查的评分标准以清洁度、物品摆放整齐度和垃圾桶清理情况为指标，不涉及信息内容。卫生检查中如发现有涉密文件摆放在桌面未收纳的情况，应在检查记录中描述现象即桌面有散落文件但不记录文件具体内容，同时提示该部门加强下班前桌面清空管理。
九、保洁设备和工具管理
保洁人员使用的清洁设备包括吸尘器、洗地机、抛光机和各类清洁工具，这些设备本身不带信息存储或传输功能，但在保洁作业过程中设备上的摄像头、传感器等模块应处于关闭或不装备状态。智能清洁设备如具备行走路径记录或室内测绘功能的，应评估其采集的数据是否包含办公区域的空间布局信息。如保洁公司提供这类智能设备，企业应要求保洁公司在保洁作业前关闭数据采集功能，或与服务商签署数据不外传的协议。保洁车、工具车在办公区域内停放时不得阻挡消防通道、安全出口和监控摄像头视线。
十、保洁人员行为规范
保洁人员在服务企业期间应遵守企业的各项管理制度。保洁人员不得在办公区域内使用个人通讯工具，不得在非规定的休息区域逗留。保洁人员在茶水间或休息室休息时不得与其他外来人员交谈办公区域内看到的信息。保洁人员在办公区域内遇到员工询问时应礼貌回应但不主动攀谈。保洁人员不得接受企业员工委托转带物品、传递文件或捎带出楼，防止通过保洁渠道外传内部物品。保洁人员离职时，保洁公司应及时收回其企业出入证件并通知企业备案。
十一、保洁服务供应商的监督管理
企业行政管理部门应与保洁服务供应商签署包含保密条款的服务合同。合同条款中明确保密责任、违约处罚和损失赔偿条款。企业有权对保洁人员的服务质量和保密合规情况进行抽查。发现保洁人员有违反保密规定的行为，企业有权要求保洁公司在规定期限内更换该人员，情节严重的解除保洁服务合同并追索赔偿。保洁公司每季度应向企业提交服务报告，内容包括人员变动情况、保密培训记录和异常事件报告。保洁公司的保密培训记录是续签合同时的参考依据之一。
十二、员工在环境卫生中的配合责任
员工有配合环境卫生管理并保护企业信息的义务。员工每日下班前应整理办公桌面，将敏感文件锁入抽屉或文件柜，将废弃纸张投入保密废弃文件收集箱。员工不应将含有企业信息的废弃纸张直接丢弃在办公桌下的个人垃圾桶中。员工发现保洁人员在作业中有异常行为，如正视屏幕内容、翻阅桌面文件或使用手机拍摄等，应立即制止并向行政管理部门报告。员工不在办公区域时，应将电脑屏幕锁定或关闭，避免保洁人员或外来人员通过屏幕看到工作内容。
十三、违规处理
违反环境卫生保密要求的员工，按企业保密管理规定处理。故意将涉密文件遗留在桌面上导致被保洁人员读取的，按工作疏忽对待，纳入绩效扣分和保密提醒谈话。保洁服务供应商因管理不善导致保洁人员泄露企业信息的，企业有权根据合同终止服务并追索赔偿。保洁人员个人违规的，保洁公司应当自担责任并对该人员做出处理，处理结果告知企业。在环境卫生管理中发现的泄密线索应及时评估并启动应急处置程序。
常见问题解答
问：保洁人员进入办公室时，我还没有完成文件收纳该怎么办？ 答：如保洁人员已到工位但文件尚未收纳，建议优先将文件从桌面移入抽屉或文件夹中收好，然后示意保洁人员可以作业。如文件数量较多不能迅速收纳，可请保洁人员先清扫其他区域，待文件收纳完成后再返回清扫该工位。工位区域的文件在上锁收纳前保洁人员不应进行该处的桌面和地面清洁。
问：公司是否需要对保洁人员进行保密培训？ 答：需要。保洁人员虽然不属于企业员工，但其在工作中接触企业信息的概率较高。企业行政管理部门应在保洁人员上岗前对其开展保密知识培训，内容包括企业保密制度的基本要求、保洁作业中的保密注意事项、发现异常情况的报告流程和信息泄露的后果警示。保洁公司的内部培训记录应作为服务合同履行情况的考核指标之一。
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