员工的商业秘密保护不是从员工入职后才开始的，而是从招聘阶段就应该介入。一个人在入职之前有没有违反保密协议或者竞业限制的历史，有没有从事过与商业秘密侵权相关的活动，这些信息对判断一个候选人是否适合涉密岗位至关重要。但很多企业在招聘环节的保密审查几乎是空白，等到员工入职后发现其与前雇主之间存在保密纠纷，或者该员工习惯性地把前雇主的信息带入现公司，企业不仅面临法律风险，自身的保密体系也会受到冲击。
入职保密审查的第一个环节是面试阶段的背景核实。对于常规岗位，这一环节可以简化，但对于高管、核心技术骨干、关键销售负责人等涉密岗位，背景调查必须深入进行。调查的内容主要包括几个方面。候选人与前雇主之间是否签署过保密协议和竞业限制协议，协议的主要内容是什么，是否仍在有效期内。候选人与前雇主之间目前是否存在法律纠纷或潜在纠纷，是否有违反保密义务或竞业限制的记录。候选人是否曾因违反保密规定被前雇主处分或者解除劳动合同。如果有条件，还可以通过合法的渠道了解候选人在前雇主处的工作表现和人品口碑，尤其是其保密意识和对公司信息的保护习惯。
背景调查不是随便打个电话问一下就行，需要有规范的调查流程和记录。第三方背景调查公司是很多企业的选择，但委托第三方调查时要签署保密协议，确保候选人的个人信息不会被用作其他用途。自行调查时，要确保调查手段合法，不得通过非法获取候选人前雇主内部信息的方式进行调查。调查结果要形成书面报告，由HR和用人部门负责人共同审阅。
第二个环节是面试中的保密意识评估。在面试过程中，可以设计一些与保密相关的问题来评估候选人的保密意识和职业操守。比如提问如果发现同事在使用未经授权的软件处理公司数据会怎么做，或者询问候选人对前雇主商业秘密保护的理解和尊重程度。如果候选人在面试中主动展示前雇主的业务数据或者技术成果作为自己的业绩证明，这是一个非常危险的信号，说明该候选人缺乏基本的保密职业素养，将来很可能以同样的方式对待本企业的商业秘密。发现这种情况，即使候选人的专业能力非常优秀，也要慎重考虑是否录用。
第三个环节是入职前的竞业限制复核。对于即将入职的高管或者核心技术骨干，企业应当在发放录用通知之前，请候选人主动提供其与前雇主签署的竞业限制协议副本，由企业的法务或者专业律师进行合规审查。审查的重点是该竞业限制协议是否对候选人在本企业的入职构成障碍。如果协议中明确列出了本企业为竞业限制对象，或者本企业的业务范围与协议约定的竞业范围高度重合，企业需要重新评估是否可以安排该候选人入职，或者是否可以安排该候选人在不涉及竞业限制风险的岗位工作。强行录用被竞业限制的人员，企业自身可能被卷入竞业限制纠纷，面临原告要求承担连带责任的风险。
第四个环节是入职手续中的保密承诺签署。很多人把保密承诺简化为在劳动合同中勾选一个保密条款选项，这种做法不够严谨。建议单独设计入职保密承诺书，由员工在入职当天亲笔签署。保密承诺书的内容包括已经认真阅读并理解公司的保密制度，承诺严格遵守公司的保密管理规定，承诺不将前雇主或者其他第三方的涉密信息带入公司，承诺在公司任职期间获取的所有保密信息归属公司所有，离职时已归还全部涉密资料。这份承诺书除了法律层面的约束意义，更重要的是让员工在入职时就树立保密意识，明确公司的保密要求和违规后果。
第五个环节是入职初期的保密教育和行为观察。新员工入职后的第一个月是保密教育的关键期，这个时候员工对公司的各项规定还在学习和适应阶段，是最容易接受和形成习惯的时机。除了常规的保密培训之外，还要对涉密岗位的新员工进行一对一的保密谈话，由部门负责人或者保密专员向其详细说明本岗位的保密要求、接触的涉密信息范围、违规的后果等。同时，在入职初期对涉密岗位新员工的行为保持适度关注，观察其是否遵守保密规定、是否携带前雇主的文件或者设备进入公司、是否对保密要求有合理的质疑和反馈。
围绕入职保密审查，还有一个非常实际的问题，就是如何避免引进的新员工携带前雇主的商业秘密进入本企业。新员工携带前雇主的技术资料或客户名单进入企业，对本企业来说短期可能是有利的，但这种行为本身就是不合法的，会给企业带来严重的法律风险。一旦前雇主发现并起诉，企业可能被认定为共同侵权，不仅要承担赔偿责任，还会面临声誉损失和监管调查。所以企业应当制定明确的政策，严禁新员工将前雇主的任何涉密信息带入企业，并在入职保密承诺书中明确这一点。如果发现新员工在未经授权的情况下使用了前雇主的涉密信息，应当立即制止并采取隔离措施。
从长远来看，入职阶段的保密管理做得好，可以大幅降低后续的泄密风险和管理成本。把保密审查前移到招聘和入职阶段，比事后发现泄密再进行调查和追究有效得多。这是很多企业目前还没有重视起来的一个环节，也是保密管理提升空间比较大的一个方向。
