公司印章的使用管理不仅是法务工作的组成部分，也是保密管理的重要内容。印章盖在合同、协议和授权文件上意味着企业对外作出了具有法律约束力的意思表示。一枚公章被误盖、盗盖或滥用，可能导致企业承担不应承担的合同义务，或者将企业的商业秘密与合作条件暴露给竞争对手。因此，印章的使用记录和保管方式应当达到可追溯级别。
公司印章的日常保管是使用管理的基础。公章、合同章、财务章和法人名章应当分人保管，不得由同一人同时持有全部印章。印章应当存放在带锁的保险柜或其他专用保管箱中，保险柜应当固定在地面或墙壁上，防止整柜被盗。保险柜的钥匙和密码应当由两人分别持有，使用时共同开启。下班后印章应当归位入柜并上锁。节假日期间印章保管人应当将印章移交至值班负责人或存入银行保险柜。印章保管人发生变更时，应当办理正式的交接手续，在监交人的监督下清点印章并签署交接记录。
印章使用审批流程是使用管理的核心。任何印章的使用都必须经过事先审批，审批层级根据文件性质确定。对外签订合同，合同金额在一定限额以下的由部门负责人和法务审核后使用合同章，限额以上的由总经理审批。出具授权委托书、介绍信和法律意见书等直接涉及企业权益的文件，必须经总经理同意。日常财务凭证的盖章由财务负责人审批。用印申请应当填写统一格式的用印审批单，注明用印日期、文件名称、用印数量、文件摘要和审批人。对于多页文件，应当在每页加盖骑缝章，防止文档被替换。
印章使用的登记记录是实施追溯的基础。每一次用印都应当在用印登记簿上记录，内容包括用印日期、文件名称和编号、用印种类、用印次数、经办人、审批人和备注信息。用印登记簿应当编号保存，不得随意更换或销毁。年度用印记录应当作为公司档案材料归档保存。对于作废的印章，应当由公司发文宣布作废，并交由档案部门或公安机关销毁，不得随意丢弃。
问：电子印章的使用管理与传统印章有什么不同？答：电子印章的使用管理更加复杂，涉及数字证书、密钥U盾和系统权限的管控。电子印章的每次使用应当在系统中留下完整的操作日志，包括操作用户、操作时间、操作IP和盖章文件哈希值。电子印章的密钥证书应当妥善保管，证书过期前应当及时更新。电子印章系统应当定期进行安全审计，排查异常使用记录。
问：员工出差携带印章需要注意什么？答：原则上印章不得带出公司。因特殊需要必须在异地使用印章的，应当经过总经理书面批准，并由印章保管人和监印人两人同行前往。印章在外出期间应当由保管人随身携带不得离身，使用前后均在出差用印记录本上登记。出差回来后立即将印章归位入柜。
问：印章被盗或丢失后如何处理？答：发现印章被盗或丢失后，应当立即向公安机关报案，同时向开户银行、工商登记机关和主要合作单位发出作废通知。当日内在当地主要报纸上发布印章作废声明，保留声明刊登的报纸原件作为证据。随后办理新印章的刻制和备案手续。印章丢失事件应当作为重大保密安全事件进行调查和复盘。
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