员工外出办公或者出差的过程中，脱离了单位内部的保密防护环境，接触的人员和环境都比较复杂，更容易发生信息泄露事件，掌握外出办公和差旅过程中的保密注意要点，能够有效降低泄密风险，保障涉密信息的安全。
外出办公或者出差前，要先梳理需要携带的文件和设备，尽量减少携带涉密或者敏感的文件和资料，确需携带的，要经过单位保密管理部门的审批，并且做好登记，明确携带的涉密信息的内容和数量。携带涉密纸质文件要使用专门的保密文件袋，由专人随身携带保管，不能委托他人代为保管，也不能放在托运行李中运输。携带涉密电子文件的，要存储在专门的涉密移动存储介质中，并且要进行加密处理，不能存储在普通的U盘或者笔记本电脑中。如果携带的笔记本电脑中存储有敏感工作信息，要设置开机密码和屏幕保护密码，并且对敏感文件进行加密存储，避免电脑丢失或者被盗后信息被窃取。
外出途中要妥善保管涉密文件和设备，乘坐公共交通工具时，要将涉密文件和设备放在自己视线可及的范围内，不要随便放在行李架上或者座位底下，防止丢失或者被人调换。在机场、车站、酒店大堂等公共场所，不要随意拿出涉密文件或者设备查看，避免被无关人员看到。如果需要在途中处理工作信息，要选择周围没有无关人员的地方，不要在公共场合讨论工作中的敏感内容，防止被其他人听到。
在外出参加会议、培训、商务洽谈等活动时，要注意区分公开内容和敏感内容，不要随意透露单位未公开的敏感信息。如果会议主办方要求提交相关材料，要提前对提交的材料进行保密审查，确认不包含敏感内容后再提交。如果会议涉及涉密内容，要遵守会议的保密要求，不能私自录音、录像、拍照，不能将会议材料带出会议指定的场所，会议结束后要及时交回发放的涉密材料。在和外部人员交流的过程中，如果对方询问到单位的敏感信息，要礼貌地婉拒回答，不要随意透露。
在外地入住酒店时，不要将涉密文件和设备随便放在酒店房间内，外出时要随身携带或者存放在酒店的保险柜中。不要使用酒店的公共网络传输敏感工作信息，不要使用酒店的打印机、复印机打印复印涉密文件，避免信息被留存或者泄露。如果需要联系单位处理敏感工作，要使用单位统一的加密通讯工具，不要使用普通的社交软件或者酒店的电话讨论敏感内容。
如果外出过程中发生涉密文件或者设备丢失、被盗的情况，要及时向单位保密管理部门报告，不要隐瞒，同时要积极配合相关部门开展调查工作，采取措施尽量降低损失。如果发现有人打探单位的敏感信息，要提高警惕，及时向单位报告情况。
外出办公或者出差结束后，要及时清理携带的文件和设备，交回借用的涉密载体，删除不需要继续保存的敏感信息，不要将外出过程中获取的敏感信息随意存储在个人设备中。如果在外出过程中接收了外部单位提供的材料，要及时进行保密审查，确认没有涉密内容后再存入单位的信息系统。
很多员工觉得外出办公只要把文件和设备看好就行了，忽略了很多细节上的保密风险，比如在公共场合打电话讨论敏感内容、使用公共网络传输工作文件、在酒店房间里随意摆放涉密文件等，这些细节都可能导致信息泄露。只有在外出过程中时刻保持警惕，严格遵守保密要求，注意每一个细节，才能有效避免泄密事件的发生。
单位要定期对员工开展外出办公和差旅保密培训，通过典型案例让员工了解外出过程中的保密风险点和防范措施，提高员工的保密意识。要完善外出携带涉密载体的审批和登记制度，加强对外出过程的保密管理，从制度层面保障外出过程中的信息安全。
