一体机和云打印：共享打印环境下的文档保护

共享打印环境下的文档保护核心在于全链路加密和严格的访问控制，一体机的内置存储加密、云打印的传输加密和打印任务的用户认证三者缺一不可，任何一环的缺失都会导致涉密文档在打印链路上失控。

一体机和云打印的广泛普及，使得企业员工可以在任何地点、任何设备上发起打印任务。这种便利性在提升办公效率的同时，也给涉密文档的保护带来了前所未有的挑战。如何在共享打印环境中确保涉密文档不被非授权人员获取，是每一个部署了云打印或网络打印的企业必须解决的问题。本文从一体机的本地安全、云打印的传输安全和打印任务的访问控制三个维度，系统阐述共享打印环境中文档保护的完整方案。

一、一体机的本地安全防护

一体机作为打印复印扫描功能集成的终端设备，其本地安全防护能力直接决定了涉密文档在使用过程中的安全水平。一体机的内置硬盘是本地安全防护的第一个关注点。每一台企业级一体机都内置了一块用于缓存打印任务和存储扫描文档的硬盘，这块硬盘中的数据如果未加密，任何能够物理接触该一体机的人员都可以通过技术手段提取硬盘数据。一体机的内置硬盘应当启用全盘加密功能，即使硬盘被拆下，没有解密密钥也无法读取其中的数据。一体机的访问控制是本地安全防护的第二个关注点。一体机应当配备身份认证模块，支持工卡刷卡、指纹识别或密码输入等方式进行人员身份验证。未经身份验证的用户不得使用一体机的任何功能，包括打印、复印、扫描和传真。一体机的日志审计是本地安全防护的第三个关注点。设备应当记录每一次操作的时间、操作用户、操作类型和文档信息，日志应当自动上传至中央日志服务器，本地仅保留最近二十四小时的缓存记录。

二、云打印的传输安全

云打印将打印任务从本地网络扩展到了互联网，传输安全的保障难度也随之增加。云打印的传输安全应当覆盖以下环节。打印任务的发起端安全，涉密人员在使用云打印功能时，应当通过公司的安全虚拟专用网络接入公司内部网络，确保打印任务在离开个人设备前已经被加密。云打印服务的服务器端安全，企业应当选择经过国家安全审查的云打印服务提供商，云打印服务的服务器应当部署在境内，服务器的数据存储和传输应当符合国家信息安全等级保护要求。打印任务的数据传输链路安全，打印任务从发起端到云打印服务器再到一体机的完整传输链路应当全程使用TLS加密协议，中途任何节点的不加密都可能导致打印内容被截获。打印任务的临时存储安全，云打印任务在服务器端的临时存储时间应当尽可能缩短，任务完成打印后应当在两小时内自动从服务器删除临时文件。云打印服务器不应当在服务器侧保留打印任务的长期副本。

三、安全打印的落地实施

安全打印功能的实施是共享打印环境下文档保护的核心措施。安全打印要求用户在计算机上发送打印任务后，任务不会立即在打印机上输出，而是需要用户在打印机上完成身份认证后才开始打印。对于涉密文档的打印，安全打印是强制性的功能要求。安全打印的实施步骤如下。企业应当在打印服务器上统一开启安全打印功能，所有涉密人员的打印任务默认使用安全打印模式。涉密人员在计算机上选择打印任务并发送后，在合理安排的时间前往一体机处，在一体机的触摸屏上刷工卡或输入PIN码。一体机验证用户身份后，显示该用户待打印的任务列表，用户选择需要打印的任务，设备输出纸质文档。用户在取走纸质文档后，确认打印任务已经从设备内存中清除。涉密文档打印完成后，设备不保留该文档的缓存副本。安全打印防止了文档在打印机出纸盘上被他人误取或蓄意窃取的最常见风险。

四、共享打印环境的权限管理

共享打印环境中的权限管理不是单一维度的，需要从人员、设备和文档三个维度进行综合管控。人员维度，IT部门应当对每名涉密人员设置打印权限等级，不同等级的涉密人员可以使用不同密级的打印功能。最高密级的文档打印权限仅限于核心涉密人员，普通员工无法向涉密打印机发送打印任务。设备维度，每台一体机应当配置能够处理的最大密级等级。低密级区域的设备不允许接收和输出高密级文档的打印任务。涉密打印机应当部署在受监控的保密打印区域，区域内禁止无关人员进入。文档维度，涉密文档的电子文件本身应当带有密级标签，打印服务器在接收到打印任务时自动识别文档密级标签，并根据文档密级与打印设备配置的密级等级进行比对，密级不匹配的打印任务自动拒绝执行。打印服务器同时记录文档密级、打印时间、打印用户、打印设备等元数据信息。

FAQ

问：云打印服务商是否会查看用户的打印内容？ 答：云打印服务商通常宣称不会查看用户打印内容，但从技术角度来看，如果打印内容以明文形式经过服务商的服务器，服务商在技术层面是具备查看能力的。涉密文档的云打印应当在合同中与服务商约定数据保密条款，打印内容在上传前应当由客户端进行加密处理，服务商的基础设施只能转发加密数据而无法解密阅读。

问：员工在出差期间需要打印涉密文档，如何保证安全？ 答：出差期间建议避免打印涉密文档。如果确实需要，应当使用加密方式将文档发送给公司内部的授权人员，由授权人员在公司安全环境中打印后通过安全渠道送达出差人员。不建议使用酒店或公共打印店的设备处理涉密文档。

问：一体机的安全日志应当保存多长时间？ 答：打印操作日志建议保存至少六个月，扫描操作日志建议保存至少一年。日志保存期限应当考虑企业的保密管理要求和相关法律法规的要求，涉密场景下的日志保存期限建议延长至保密期限届满后两年。

共享打印环境下的文档保护，需要从设备硬件安全、网络传输安全和用户访问控制三个维度同时发力。高端的安全打印机和齐全的云打印功能并不能自动带来安全，只有将安全管理措施落到每一个操作环节，才能真正实现涉密文档在打印链路中的全程受控。