传真机的安全使用：传真通信中的信息泄露风险

传真通信的安全风险主要来源于传真线路的可窃听性、传真设备的共享性和传真文档的留存性，在涉密信息传输场景中传真通信的安全等级应当被重新评估而非默认接受。

传真机在中国企业的办公环境中仍然占有重要地位，尤其是在金融、政务、法律和保密要求较高的行业。然而许多企业管理者对传真通信的安全风险认识不足，认为传真比电子邮件更安全，从而放松了对传真通信的管理。本文从传真通信的技术风险、使用规范和管理制度三个层面，系统阐述传真机安全使用的完整管理方案。

一、传真通信的主要安全风险

传真通信的安全风险主要体现在以下三个方面。线路窃听风险是传真通信最主要的技术风险。传统传真机通过公共交换电话网络传输信号，而普通电话线路在物理上是可以被窃听的。窃听者只需要在传真线路上的任意一个物理点接入设备即可同时获取传真通信的全部信号。即使在数字传真时代，许多传真机仍然通过VoIP网络传输信号，VoIP数据包在网络传输过程中如果未加密，同样可以被网络抓包工具捕获和还原。设备共享风险是传真通信的管理风险。许多企业中一台传真机被多人共用，传真文档发送后滞留在传真机的出纸盘上，接收方人员因各种原因不能及时取件，导致传真文档暴露在大量无关人员的视线之下。即使配备了传真服务器或电子传真系统，如果接收邮箱没有严格的安全控制，传真文档的电子副本同样面临被未授权人员访问的风险。文档留存风险是传真通信的操作风险。传真机在发送和接收传真时，通常会将传真内容存储在设备内存或硬盘中。如果传真机的存储介质在设备淘汰、维修或报废时未进行安全擦除，所有经过该设备的传真文档都可能被恢复和泄露。

二、传真机的安全使用规范

涉密办公环境中传真机的使用应当执行严格的安全规范。传真机的物理部署应当设置在专门的保密通信区域，该区域仅限于获得授权的人员进入，区域内禁止无关人员驻留。传真机应当配备身份认证功能，涉密人员使用传真机前需要通过工卡或密码解锁设备。发送涉密传真时，发送人应当提前通知接收方人员在预定时间在传真机旁等待接收，接收方人员应当在传真到达后立即取走传真件，不得滞留在传真机上。接收涉密传真时，如果接收时间无法提前预约，应当设置传真机的安全接收功能，将接收到的传真件临时存储在设备内存中，待接收人通过身份认证后才可以打印输出。涉密传真的发送和接收都应当在传真机上选择对应的密级标签，设备自动记录发送或接收操作的时间、操作人员、对方传真号码和文档页数。涉密传真件在阅读完成后应当按照涉密文档的销毁流程进行销毁，不得与普通废纸混放。

三、传真通信的安全替代方案

对于高密级的涉密信息传输场景，传统传真通信的安全性已经无法满足保密管理要求。企业应当评估以下安全替代方案。加密传真方案采用端到端加密技术在传真数据发送前进行加密处理，对方传真机必须使用对应的解密设备和密钥才能还原传真内容。加密传真方案适合需要在传真通信与外部单位对接且外部单位具备相同加密设备的场景。安全文件传输方案采用经过国家安全审查的文件传输系统进行涉密文档的发送和接收，传输过程全程加密，传输日志完整记录，文件接收后自动发送回执。安全文件传输方案适合内部涉密单位之间的文档交换场景。物理介质传递方案在极端情况下，对于最高密级的涉密文档，不建议通过任何电子传输方式，而应当采用封存后由专人护送的方式传递纸质文档，传递过程全程记录。传真机在处理涉密信息时的角色应当逐步从日常传输工具降级为应急备用工具，只有在其他安全传输方式不可用且信息密级适当的情况下才能启动。

四、传真机的设备管理

传真机的设备安全管理与打印复印设备类似，同样需要关注内置存储介质的安全。传真机的内置存储介质在设备维修、外送或淘汰时应当执行安全擦除或物理销毁操作。传真机的淘汰处理不应当由普通办公设备管理部门负责，而应当由保密管理部门监督执行。传真机的密码和配置参数应当定期更换，默认的管理员密码必须在设备首次使用前修改。传真机的通信日志和操作日志应当自动备份至安全日志服务器，日志保留期限与涉密文档的保密期限一致。

FAQ

问：数码传真系统相比传统传真机是否更安全？ 答：数码传真系统在传输环节通常采用数据加密，安全性高于传统传真机的明文传输。但数码传真系统引入了新的安全风险，包括服务器侧的文档存储安全、用户邮箱的访问安全、转发的不可控性等。总体而言数码传真的安全性取决于整个系统的安全架构设计，而不单纯是传输方式的选择。

问：传真机维修时如何保护设备中的涉密数据？ 答：传真机在送修前必须执行存储介质安全擦除操作。对于不能擦除的设备，应当拆卸内置存储介质后单独保管，待设备维修完成后重新安装。如果设备必须带硬盘送修，应当寻求具备保密资质的设备维修服务商，并与服务商签署保密协议。

问：收到的涉密传真件是否可以直接扫描成电子版保存？ 答：如果扫描后的电子版存储在企业内部的安全文件服务器中且设置了对应的访问权限，可以替代纸质文档保存。但扫描后的电子版密级应当与原纸质文档保持一致，访问权限不扩大。原纸质传真件在确认扫描版本可用后应当进行销毁处理。

传真通信虽然看似传统，但其在涉密信息传输链条中的角色不可小视。每一次涉密传真的发送和接收，都应当视为一次正式的涉密信息交换行为，而非普通的办公通信操作。