员工调岗在企业内部管理中非常常见，但很多人容易把调岗和离职混为一谈，认为既然人还在公司内部，就不需要做保密交接。这种理解存在很大的偏差。员工从原岗位调到新岗位，意味着其知悉范围发生了变化。原来岗位接触的商业秘密，在新岗位可能不再需要知悉。同时，新岗位需要知悉的新秘密，原岗位时期的内容也不应随意带入。因此，调岗中的保密交接同样需要给予足够的重视。
调岗保密交接的特殊性在于，员工与企业的劳动关系没有改变，因此在交接方式上比离职交接更为灵活，但保密要求不能降低。北京企密安信息安全技术有限公司根据企业保密管理的实际需求，整理了调岗保密交接的核心要求。
首要要求，知悉范围的重新评估。员工调岗后，其在新岗位上的工作职责和知悉范围发生了改变。企业需要重新评估该员工在新岗位上需要接触哪些保密信息。同时，对于那些该员工在原岗位时可以知悉、但新岗位不再需要的保密信息，企业应当将其从该员工的知悉范围内移除。这一评估需要由人力资源部门、原部门负责人、新部门负责人和保密管理部门共同完成。评估结果应当形成书面的知悉范围变更记录。
第二个要求，原岗位信息的清退。员工调离原岗位时，需要将原岗位的所有工作文件和资料进行分类整理。对于那些与新岗位工作无关的文件和资料，应当全部移交给原岗位的接替人员或原部门的档案管理人员。对于那些与新岗位工作相关的文件，可以保留，但需要在新岗位的权限范围内进行管理。具体来说，需要清退的信息资产包括：原岗位的文件和数据、原岗位的系统账号和权限、原岗位的密钥和证书、原岗位的门禁和考勤权限等。清退过程需要有记录，由原岗位的负责人或保密管理员监督完成。
第三个要求，新岗位权限的审慎授予。员工调入新岗位后，企业需要按照新岗位的保密要求重新授予相应的权限。这里需要注意的原则是按需授予，即只授予该员工完成新岗位工作所必需的权限，而不是将原来所有的权限直接平移过来。有些企业为了方便，直接让调岗员工保留原来的所有权限，这种做法存在安全风险。比如一个员工从行政部门调到技术研发部门，如果他还保留行政部门的财务数据访问权限，就可能造成不必要的交叉访问。因此，权限的授予应当重新走审批流程，而不是简单延续。
第四个要求，调岗保密协议的更新。员工调岗后，原来的保密协议可能需要重新审视。如果调岗后的岗位涉及更高密级的商业秘密，或者与原来岗位的保密范围有较大的不同，建议企业与员工重新签署保密协议或签署保密协议补充条款。新的保密协议应当明确该员工在新岗位上的保密义务、知悉范围和保密期限。同时，原保密协议中与现岗位不适用的条款应当明确废止或修改。
第五个要求，部门间的保密衔接。调岗保密交接涉及原部门和目标部门两个部门之间的协作。原部门负责清退和移交，目标部门负责接收和授权。两个部门之间需要建立明确的对接机制，确保交接信息不遗漏。通常的作法是，原部门出具调岗保密交接完成确认书，目标部门出具调岗保密接收确认书，两份确认书都交由保密管理部门归档。
第六个要求，交叉期的保密管理。在调岗过渡期，有些工作可能同时涉及原岗位和新岗位的工作内容。这个交叉期的信息管理需要特别关注。建议的做法是，明确交叉期的起止时间，交叉期内员工对原岗位和新岗位的保密信息均负有保密责任。交叉期结束后，员工只能使用新岗位的权限和信息。交叉期的信息访问权限应当由两个部门协商确定，并由保密管理部门备案。
调岗保密交接中有一个容易出问题的细节，就是员工在调岗过程中有意或不自觉地将会原岗位的敏感信息带到新岗位使用。比如一个销售人员调到竞争对手分析部门后，把原来掌握的老客户信息用在新岗位上，这就可能造成客户信息的用途超出原授权范围。因此，企业有必要在调岗交接中明确哪些信息不允许跨岗位使用，并在技术上进行必要的隔离。
对于多个岗位频繁调动的员工，建议企业建立个人保密履历，记录该员工每次调岗时的保密交接情况、签署的保密协议版本、接受的保密培训内容等。这样既可以帮助员工了解自己的保密责任，也方便企业在必要时追溯信息泄露的可能源头。
调岗保密交接的记录同样需要妥善保管。调岗虽然不同于离职，但保密交接记录是企业在发生信息泄露时进行追责的重要依据。建议调岗保密交接记录的保存期限与该员工在职期限保持一致，员工最终离职时一并归入离职档案。
问：员工调岗后，原来加入的邮件组和即时通讯群组是否需要退出？
答：需要。员工调岗后应立即退出与原岗位工作相关的邮件组和即时通讯群组，除非新岗位的工作仍然需要获取这些群组的信息。退群操作应当由系统管理员执行或在保密管理员监督下由员工自行执行。退群后，建议同时对历史聊天记录进行清理，防止新岗位的员工误用了原岗位的信息。如果企业使用支持水印和审计的即时通讯工具，将更有利于追溯信息传播情况。
问：员工调岗到关联公司或子公司，保密交接要求有什么区别？
答：即使是在关联公司或子公司之间调岗，保密交接要求也应当参照内部调岗执行。需要注意的是，关联公司或子公司之间的保密制度和信息管理标准可能不完全一致。员工调岗后，需要按照新公司的保密要求重新签署保密协议。对于涉及母公司核心商业秘密的员工，即使调到子公司，仍然应当继续遵守原保密协议的约定，不得将其在母公司掌握的核心秘密在子公司使用或披露。
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