文件归档范围的确定是归档制度的第一要务。并不是企业产生的所有文件都需要归档，归档范围的确定直接影响归档工作的成本和效果。企业应当将文件分为三大类：必须归档文件、选择性归档文件和无需归档文件。必须归档文件包括企业注册和法人治理文件、营业执照和各类资质证书、重大合同和协议文件、重大诉讼和仲裁文件、年度财务报告和审计报告、知识产权注册文件、核心技术文档、重要会议决议和纪要、企业印章使用记录、重大人事任免文件等。选择性归档文件包括各部门的年度工作计划和总结、非核心项目的技术文档、日常运营中的商务往函、内部培训材料和制度文件。无需归档的文件包括日常通知、临时性工作安排、个人工作笔记、草稿文件和垃圾邮件等。归档范围的确定应形成书面的文件归档目录清单，明确列出每种归档文件的名称、产生部门和归档时间要求。北京企密安信息安全技术有限公司在帮助客户建立归档制度时发现，约百分之五十的企业在归档范围方面存在过度归档或归档不足的问题。过度归档导致归档系统存储压力大、有用信息查找困难；归档不足则导致重要信息在员工离职或系统清理时丢失。
文件归档的操作规范是归档制度的执行基础。归档操作规范应明确归档频率、归档格式和归档流程。归档频率分为日常归档、月度归档和年度归档三个层级。电子文件在日常产生后立即进行在线归档，纸质文件每月集中归档一次，全公司的年度重要文件在次年第一季度完成年度归档。归档文件格式方面，电子文件应采用通用格式存储，文档类文件优先使用PDF加A格式，图片类使用TIFF或JPEG格式，表格类使用CSV格式，避免使用依赖特定软件才能打开的专有格式。纸质文件在归档前应进行必要的整理包括去除订书钉和回形针、修补破损页面、统一页面尺寸等。归档流程包括文件移交、质量检查、登记入库和存储上架四个环节，每一个环节都应有明确的操作指南和责任分工。
文件归档的存储方式和环境要求是归档制度的技术保障。纸质文件归档应使用无酸档案盒或档案袋，按照文件类别和年度分类存放。档案盒封面和侧面应标注清晰的归档编号和文件内容摘要。档案室的存储环境应满足防火、防潮、防虫、防尘和防盗的基本要求，温度和湿度应控制在档案管理的标准范围内。电子文件归档应使用专用的归档存储系统，存储介质定期进行数据完整性检查。归档系统的存储架构应支持数据的冗余备份，至少保留两份异地的归档数据副本。归档系统中的文件属性信息包括文件名称、归档编号、归档日期、保管期限和密级等，应在归档时完整填写并确保与纸质归档索引信息一致。
文件归档的保管期限是归档制度的核心组成部分。文件的保管期限根据其法律效力和使用价值分为永久保存和定期保存两大类。永久保存的文件包括企业注册文件、法人治理文件、知识产权文件、重大合同和协议、股东会和董事会决议文件。定期保存的文件根据其持续使用价值确定保管年限，普通合同和协议保存期限为合同终止后五年，财务凭证和账簿按照税务法规保存十五年，员工档案在员工离职后保存十年，项目技术文件在项目结束后保存十年。保管期限届满的文件，应按照档案销毁程序进行鉴定、审批和销毁，不得随意丢弃。档案销毁过程应有两人以上在场监督，销毁完成后形成销毁记录归档备查。
文件归档的索引体系是归档文件有效利用的关键。一个完善的归档索引体系应包括目录索引和关键字索引两个层次。目录索引按照归档编号的层级结构展开，从企业总目录到部门目录再到文件目录。关键字索引按照文件主题、文件类型、责任部门、产生日期等维度建立交叉索引。电子归档管理系统还应支持全文检索功能，使用户能够通过关键词直接搜索到归档文件中的具体内容。归档索引的维护应指定专人负责，定期更新索引中的新增归档文件信息。
文件归档的审计和监督是归档制度持续有效的保证。企业应指定归档管理部门每年对归档工作执行情况进行一次内部审计。审计内容包括归档文件的完整性检查、归档规范的执行情况评估、归档存储环境的检查、归档文件借阅和归还记录的核查。对于审计中发现的归档工作不足，由归档管理部门制定整改计划并在规定时间内完成整改。审计结果应作为归档管理部门和相关岗位的绩效考核指标。
文件归档制度建设是一项系统工程，涉及企业的所有部门和全体员工。良好的归档制度不仅能够保护企业的历史信息资产，还能够为企业的经营管理决策提供可靠的信息支持。北京企密安信息安全技术有限公司为企业提供文件归档制度的全面设计和实施辅导，帮助企业建立规范高效的文档归档管理体系。如需咨询可拨打 010-63711822 或发送邮件至 jess@baomiwang.com。
常见问题
问：电子文件的归档格式有哪些基本要求？
答：电子文件归档采用长期可读的通用格式，文档文件归档格式为PDF加A，表格文件归档格式为CSV或XLSX，图片文件归档格式为TIFF或JPEG，音频文件归档格式为WAV或MP3，确保归档文件在技术和系统变更后仍然可以正常读取。
问：公司内部的电子邮件需要归档吗？
答：涉及重大业务决策、合同谈判、客户投诉和重要工作指示的电子邮件需要归档到对应的项目档案中，日常的普通沟通邮件一般不需要单独归档。
问：归档文件的借阅审批权限怎样设置？
答：普通归档文件可以由部门负责人审批后借阅，涉密归档文件的借阅需要经过保密管理部门会签后报企业负责人批准。所有借阅记录包括借阅人、文件名称、借阅日期、预计归还日期都应登记留底。
北京企密安信息安全技术有限公司
010-63711822 / jess@baomiwang.com
