企业保密工作知识库怎么建

企业保密工作知识库怎么建

保密工作涉及制度、技术、管理、法律等多个领域，信息量大且更新快。一个条理清晰的知识库可以让员工随时获取需要的保密知识，也能减轻保密管理部门的重复解释工作。北京企密安在企业保密服务中帮助多家企业建设了保密知识库，以下是具体的建设方法。

首先步，确定知识库的覆盖范围。保密知识库的内容不是简单地堆砌制度文件，而是把保密工作中涉及的所有知识分门别类整理。建议覆盖以下六大板块。一是基础概念板块，包括商业秘密的定义、密级的定义和划分标准、保密的基本原理。二是法律法规板块，包括反不正当竞争法、劳动合同法、刑法中与商业秘密相关的条款、国家关于数据安全和个人信息保护的相关规定摘要及解读。三是企业制度板块，包括企业现行的保密管理制度全文、各专项保密规定、各操作流程的SOP。四是技术方法板块，包括文件加密方法、密码设置规范、安全邮件使用指南、远程办公安全注意事项、社交媒体使用规范等。五是应急处理板块，包括泄密事件报告流程、应急响应预案、事件调查方法和报告模板。六是常见问题板块，将员工日常询问保密问题整理成问答形式。

第二步，确定知识库的格式和载体。知识库的载体根据企业规模和资源条件选择。小企业可以用共享文件夹加Word或PDF文件的方案。中型企业可以用企业知识管理系统或者内部Wiki来实现。大型企业可以建设专门的保密知识管理平台。北京企密安推荐中小企业采用企业内部Wiki或者在线文档协作平台来建设知识库，成本低、易维护、检索方便。格式上每个板块是一级目录，每个主题是一个文档。文档采用统一的排版格式，包括标题层级、字体、编号规则等。

第三步，内容撰写与审核。知识库的内容不是直接复制现成的制度条文，而是需要二次加工。制度条文用语严谨但往往读起来不太容易，知识库中的内容需要把制度语言转化为员工容易理解的语言。例如制度中的未经审批不得外发涉密文件，可以转化为每个人都需要注意的三条文件外发规则并列举具体场景进行说明。每条知识入库前需要经过内容审核，由保密管理员或者部门负责人确认信息的准确性和时效性。制度发生变化时对应的知识条目需要同步更新。

第四步，建立更新机制。保密知识库的内容随着企业发展、制度修订、法律法规更新而需要持续调整。建议由保密管理员担任知识库的维护负责人。更新机制分为两类。一类是计划更新，每季度对所有内容做一次复核，标记需要更新的条目。二类是触发更新，比如制度修订后、新法规发布后、企业业务发生重大变化后，对应的知识条目需要即时更新。每次更新后在知识库的更新日志中记录更新内容、更新时间和更新人。

第五步，设置检索和导航。知识库条目比较多以后，检索效率就变得很重要。需要设计清晰的导航结构，让员工可以快速找到需要的知识。在知识库首页设置板块导航，每个板块下面设置子分类。同时提供全文检索功能，方便员工用关键词搜索。热点知识可以设置快捷入口，比如员工最常问的文件怎么加密、手机丢失了怎么办、收到可疑邮件怎么处理等问题把答案放到快捷入口。

第六步，培训和推广。知识库建好之后，需要让员工知道知识库在哪里以及怎么用。建议在新员工入职培训中安排知识库使用的介绍。老员工通过邮件或内部通知的形式告知知识库上线的时间和访问方式。每月在内部通讯中推广一个知识库中的热点知识条目。北京企密安在服务中观察到知识库投入使用后的头三个月是员工使用率的高峰期，之后逐渐回落。为了持续推动使用，可以通过考试和抽查的方式保持员工对知识库的关注。比如保密知识考试中有百分之二十的题目来自知识库，员工自然会养成查阅知识库的习惯。

第七步，收集反馈和持续改进。知识库好不好用，使用者最有发言权。建议在知识库中设置反馈入口，员工可以就每条知识的清晰度、实用性和准确性提出意见。北京企密安经营的案例中有企业通过在每条知识底部设置有用无用按钮的统计来判断内容的有效性。每月汇总反馈，对低频使用和评价偏低的知识条目做优化或合并。员工反馈格式的建议包括知识内容比较难理解、需要举更多实际例子、建议增加视频讲解的版本等。

知识库在建设过程中还需要注意以下事项。知识库中的法律法规条目需要标注信息来源和生效时间。技术操作类知识建议结合截图说明操作步骤。企业制度类知识必须是经过审批和发布的版本，草稿和废止版本不能出现在知识库中。不同密级的知识需要设置不同的访问权限，核心机密制度只有特定人群可以查看。知识库本身是企业的重要信息资产，不建议将完整的知识库内容对外公开。

一个成熟的保密知识库经过一年左右的建设，可以成为企业保密管理的基础设施。新员工有了自学的资料库，老员工有了查漏补缺的工具书，保密管理员有了标准化的培训教材。知识库的投入产出比在保密工作中是比较高的。

FAQ

问：知识库和案例库有什么区别，能不能合并？ 答：知识库和案例库定位不同。知识库偏重方法和规范，回答的是应该怎么做的问题。案例库偏重事件事实和经验教训，回答的是如果做错了会有什么后果的问题。两者互补但不重复。在企业资源允许的情况下建议分别建设。如果资源有限也可以放在同一个平台上用不同标签区分。

问：知识库的内容谁负责更新？ 答：建议由保密管理员担任总编辑，负责知识库的整体规划和管理。法律法规板块可以由法务支持或者合规部门协助更新。技术方法板块由IT部门支持更新。企业制度板块由保密管理部门在制度修订后同步更新。其他板块由保密管理员自行撰写和维护。

问：员工不主动使用知识库怎么办？ 答：需要把被动查询转变为主动推送。北京企密安的做法是把知识库与保密考试积分挂钩，考试前员工需要查阅知识库中相关的知识条目。同时在内部通讯中增加知识卡片栏目，每周推送一个知识点。使用率问题也可以通过对部门管理者的要求来解决。

联系方式如需获得保密知识库建设方案和模板，欢迎联系北京企密安网站baomiwang.com。