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来源：保密网作者：康凯杰发布时间：2026-05-22 23:40:06 浏览次数：次

一、制度目的与适用范围

为规范公司内部资料的借阅管理，防止资料在流转过程中发生丢失、损坏或信息泄露，特制定本制度。内部资料是指公司在经营管理和技术研发过程中产生的、不属于国家秘密但属公司内部管控范围的文件、图纸、方案、报告、合同、客户信息、技术文档等各类载体。本制度适用于公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工、借调人员以及参与公司项目的外部合作人员。所有借阅行为均须遵守本制度的规定，任何部门和个人不得以工作便利为由擅自取用或传阅公司内部资料。

二、资料密级划分与借阅权限

公司内部资料按照敏感程度划分为三个等级：一般内部资料、重要内部资料和核心内部资料。一般内部资料是指不涉及公司核心利益但不宜对外公开的文件，如内部通知、非核心技术方案等。重要内部资料是指涉及公司商业利益或客户信息，一旦泄露可能带来一定损失的文件，如客户名单、项目报价、技术规格等。核心内部资料是指涉及公司核心竞争力、战略方向或高度敏感客户信息的文件，如核心技术代码、投标价格策略、重大客户信息等。不同密级的资料对应不同的借阅权限。一般内部资料可由部门负责人审批后借阅；重要内部资料须经部门负责人和分管领导双重审批；核心内部资料须经公司保密负责人审批后方可借阅。资料借阅权限与员工岗位职责对应，不得跨权限借阅。

三、借阅申请与审批流程

员工因工作需要借阅内部资料，须填写公司内部资料借阅申请单。申请单内容包括借阅人姓名、工号、所属部门、借阅资料名称、资料编号、密级、借阅用途、借阅期限等。借阅人须确保借阅用途与岗位职责相关，不得以非工作目的借阅资料。申请单提交后，按照资料密级对应的审批权限依次完成审批。审批人应对借阅必要性进行审核，确认借阅用途与工作岗位匹配，同时核对该借阅人是否在资料权限白名单内。审批通过后，借阅人须在资料保管人员处办理借阅登记手续，领取资料并签字确认。紧急情况下，可由部门负责人先行口头批准，事后一个工作日内补办书面手续。

四、借阅期限与续借管理

各类内部资料的借阅期限根据资料的密级和使用频次设定。一般内部资料的借阅期限不超过十五个工作日；重要内部资料不超过七个工作日；核心内部资料不超过三个工作日，且原则上不得离开公司办公区域，如需带离须经公司保密负责人特别批准。借阅期满如需继续使用，须在到期前三个工作日内办理续借手续。续借次数一般不超过两次，每次续借期限不超过原借阅期限的一半。逾期未归还且未办理续借手续的，资料管理人员应及时催还，催还后三个工作日内仍未归还的，上报部门负责人处理。

五、借阅期间的保管责任

借阅人在资料借阅期间对资料的安全和完整负有全部责任。借阅期间不得私自复印、拍照、摘录或通过电子设备抄录资料内容。确实需要复制或摘录的，须在借阅申请单中注明复制用途和范围，经审批同意后方可进行。借阅人不得将资料转借给第三人，不得将资料带至与工作无关的场所。借阅人所在办公室应为资料提供安全的存放环境，使用完毕后及时归还，不得在工位过夜存放。核心内部资料使用期间须专人看管，不得离开借阅人的视线范围。借阅人离职或岗位变动时，须先归还所有在借资料方可办理离职或岗位调整手续。

六、资料归还与核验

借阅人应在借阅期满前将资料完整归还至资料保管人员处。资料保管人员应对归还的资料进行核验，包括核对资料页数是否完整、是否有涂改损坏、是否有多余或缺少的附件、复印摘录的记录是否已销毁或归档。核验无误后，双方在借阅登记表上签字确认，注明归还日期。发现资料有缺失或损坏的，应立即上报部门负责人和保密管理人员，查明原因并评估损失。因借阅人责任造成资料丢失或泄露的，按照公司保密管理规定追究责任。

七、电子版资料的特殊管理

电子版内部资料是借阅管理中的重点和难点。电子资料的借阅应通过公司统一的知识管理系统或文档管理平台进行，不得通过个人邮箱、即时通讯工具或私人云盘传输。系统应设置访问权限，记录下载、查看、打印等操作日志。借阅人下载的电子资料应在使用完毕后及时从本地设备中删除，不得在个人计算机中长期保存。涉密程度较高的电子资料应设置打开密码或阅后即焚功能。任何员工不得将公司内部资料上传至未经授权的第三方云平台或在线文档协作工具。