企业保密档案移交管理规定
保密档案的移交管理是档案管理体系中的重要环节。档案移交涉及档案保管责任的转移，需要确保档案的完整性和连续性。无论是部门之间的移交、企业重组中的移交，还是向外部机构的移交，都有严格的管理要求。北京企密安信息安全技术有限公司为企业提供完整的档案移交管理规定方案。
一、移交管理的基本原则
保密档案移交应当遵循完整性原则。移交的档案应当是完整的，包括档案本身和相关的目录信息。档案的附件、补充材料和管理记录应当一并移交。移交的档案数量与档案台账记录一致，不得缺失。
责任明确原则要求移交过程中的双方责任清晰。移交方对档案移交前的完整性负责，接收方对档案接收后的保管负责。移交过程中发生档案丢失或损坏的，应当追究相关方责任。
程序合规原则要求移交工作严格遵循规定的流程和程序。移交申请、审批、清点、核对、签收等环节不可缺少。程序的合规性是移交工作有效的保障。
记录留存原则要求移交全过程形成完整的书面记录。移交清单、移交记录和交接记录等文件应当妥善保存。交接记录是责任转移的凭证，也是后续档案管理追溯的依据。
二、移交的类型
企业保密档案的移交主要包括几种类型。部门间移交指因业务调整或职能变更，档案从原保管部门移交给新保管部门。机构重组移交指企业合并、分立或改制时，档案整体移交给新的企业主体。向外部机构移交指根据法规要求或合作需要，向档案馆或其他指定机构移交档案。人员变动移交指档案管理人员离职或岗位变动时，将档案管理责任移交给继任人员。
不同类型的移交在流程和要求上有所差异，但基本原则和核心步骤是相同的。
三、移交的准备工作
移交开始前，移交方应当做好全面准备工作。移交方对全部待移交档案进行清查和整理，核对档案的数量和状态，确认档案与台账记录一致。
移交方编制移交清单，清单内容应当包括档案编号、档案名称、密级、保管期限、数量、载体形式等基本信息。移交清单应当一式两份，移交方和接收方各执一份。
移交方整理档案管理记录。与待移交档案相关的借阅记录、鉴定记录、销毁记录、保密记录等一并移交。档案管理系统的数据导出和移交准备也属于准备工作的一部分。
四、移交审批
档案移交应当经过审批。移交方提交移交申请，说明移交的原因、移交档案的范围和数量、移交的时间和地点等信息。接收方确认接收能力和接收意愿。
移交审批的层级根据移交档案的密级和重要性确定。一般秘密档案的移交可以由部门负责人审批。重要秘密档案的移交需要分管领导审批。核心秘密档案的移交应当由企业主要负责人审批。
涉及企业重大变动的档案移交，如企业合并、分立、改制等情况，审批层级还需要相应提高。审批通过后方可启动正式移交程序。
五、移交的清点与核对
正式移交时，移交方和接收方共同对档案进行清点和核对。核对的内容包括档案的数量是否与移交清单一致，档案的编号和名称是否与清单记录相符，档案的完整性有无缺失、破损等情况，档案的密级标注是否正确清晰。
清点核对采取逐件方式。档案数量较少的一件一件清点，档案数量较大的可以采用抽样核对方式。抽样比例不低于档案数量的百分之二十。高密级档案应当全部逐件清点。
清点核对过程中发现问题应当立即记录。档案数量不一致的查明原因，档案有损坏的确认责任方。问题未解决前暂停移交程序。
六、移交记录的签署
清点核对无误后，移交方和接收方在移交记录上签字确认。移交记录至少一式两份，双方各执一份备查。移交记录的内容包括移交时间和地点、移交方和接收方的基本信息、移交档案的总数和分类统计、移交清单的编号和页码、双方签字和盖章。
移交记录是档案管理责任转移的依据。从签署完成之时起，档案的保管责任由移交方转移至接收方。移交记录归档保存，保存期限不低于所移交档案的保管期限。
七、档案管理系统的移交
在档案管理系统中，移交操作应当同步进行。交接双方在系统中完成档案权的转移。移交方账号失去待移交档案的管理权限，接收方获得相应权限。
系统中执行移交操作后，系统自动记录移交操作的日志，包括操作人员、操作时间和操作内容。系统日志不可修改和删除。
八、人员变动中的移交
档案管理人员离职或岗位变动时，应当办理档案管理责任移交。原档案管理人员对任期内管理的档案进行全面清点和整理，编制管理情况说明。管理情况说明包括档案的总体情况、当前正在进行中的管理事项、存在问题和遗留事项等。
接收人员确认管理情况说明的内容，清点核对档案和相关资料。清点无误后双方在移交记录上签字。原档案管理人员的管理责任在移交完成后解除。移交过程有人力资源部门或管理部门代表的见证。
九、特殊情形的移交处理
企业合并、分立时的档案移交较为复杂。企业应当制定专门的档案移交方案，明确档案的归属安排。合并后企业的档案由存续企业一并接收，分立后企业的档案根据业务关联性进行分配。
企业解散或破产时的档案移交根据法规要求进行。涉及国家安全的档案应当按照规定移交给指定机构。涉及员工档案的应当妥善处理。涉及客户档案的应当在符合法律要求的前提下处理。
档案移交过程中发现档案缺失或损坏的，移交方应当说明情况，记录缺失或损坏档案的清单。接收方根据情况决定是否接收。无法说明来源的档案应当单独登记，调查清楚后再行处理。
十、移交后的管理衔接
档案移交完成后，接收方及时更新档案管理台账。档案接收后继续按照档案管理规定进行日常管理。接收方在交接过程中发现的不足和问题，纳入档案管理工作的改进计划。
移交方在移交完成后整理移交档案，归档保存，用于日后查验。对移交工作的经验和不足进行总结，持续改进档案移交管理工作。北京企密安信息安全技术有限公司提供档案移交方案设计和实施服务。
FAQ
问：保密档案移交时需要注意哪些问题？ 答：移交前应当清点核对档案数量、编号和状态，编制移交清单。移交过程中双方共同清点核对，发现问题立即记录。移交完成后双方签字确认，更新管理系统中的档案归属信息。北京企密安可帮助企业设计档案移交流程
问：档案管理人员离职时档案移交如何操作？ 答：离职档案管理人员对管理的档案全面清点整理，编制管理情况说明。接收人员确认后双方在移交记录上签字。人力资源部门见证移交过程。移交完成后原档案管理人员的管理责任解除。更多档案移交规范请访问baomiwang.com。
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