企业传真收发保密管理制度
一、总则
传真通信在部分企业中仍然是对外传递正式文件的重要渠道，尤其在合同传真、政府公文、银行凭证等场景中具有不可替代的作用。传真的特点是发送方和接收方之间直接通信，不经过中间服务器存储，但传真过程中的纸张滞留、号码误拨、排队等待等环节同样存在信息泄露的风险。企业传真收发保密管理制度旨在规范传真设备的使用和管理，确保传真通信过程的安全可控。本制度适用于企业所有传真设备，包括独立传真机、一体机传真功能、电脑传真软件和网络传真服务。
二、传真设备部署
传真设备应设置在办公区域中相对独立且便于监控的位置。传真机周围应有足够的工作台面便于接收和整理文件，不应紧邻出入口、过道或客座区等人员频繁流动的位置。传真设备附近应设置充足的照明，确保接收到的传真文件不易被遗漏在阴暗角落。多部门共享的传真设备建议放置在行政前台可监控的范围内或监控摄像头覆盖区域。涉密部门使用的专用传真设备应与普通传真设备分开，设置在部门内部且安装门锁的独立房间内，非授权人员不得接近。
三、传真号码管理
企业对外公布的传真号码应限于行政总机、销售热线、客服热线等对外联系需求较多的部门。内部使用的传真号码不应对外公开，仅限于业务往来方在特定范围内知悉。传真号码清单应定期核对更新，已不再使用的传真号码应及时向通讯运营商申请注销。员工因业务需要临时使用传真功能时，应向部门或行政管理人员确认接收方传真号码的准确性，避免因号码错误导致文件发送至陌生单位。传真号码的变更应以正式函件方式通知业务往来方，并确认对方已更新记录。
四、传真发送前的准备
发送传真前，发件人应对传真内容进行审核，确认文件中不包含超出允许传真范围的保密信息。发送保密级别以上的文件前应获得部门负责人的批准。发件人准备好传真文件后，应按照页码顺序整理，在每页文件的发送人位置注明发送部门名称和联系电话，便于接收方在收件不完整时回拨确认。传真文件的封面页应载明收件单位名称、收件人姓名、传真号码、总页数、发件日期和发件人信息。封面页不应包含发送文件的具体标题或摘要内容。
五、传真发送操作规范
传真发送时发件人应在设备旁等待发送完成，不应在发送过程中离开。发送开始后确认设备已正确拨号、提示音正常、连线建立，然后观察页面进纸情况，确保纸张正常进入无卡纸。发送完成后设备会打印发送状态报告，发件人应核对报告的发送结果，确认页数与原件一致、发送成功。发送成功后的原件由发件人取回保管，废弃的试发页和误发页应即刻销毁。发送失败时发件人应检查号码是否正确、线路是否通畅或接收方传真机是否处于正常工作状态然后重新发送，重新发送仍失败的应电话联系接收方确认传真号码和工作状态。
六、传真接收操作规范
传真设备应设置为自动接收模式，确保非工作时间的传真也能正常接收。接收到的传真文件由行政管理人员或指定的接收人每日定时取走，分发到各收件部门。取件人在取件时应逐页核对接收到的传真，确认页数完整、内容清晰可辨，并在传真封面上加盖接收日期章。收到的不明传真或错发传真，即在封面上注明情况后转交行政管理部门统一处理，不得随意丢弃或私自翻阅内容。收到涉密传真时，取件人应立即通知收件人到场亲自取件，不在前台或桌面长时间放置。
七、传真文件的传递与分发
日常传真文件的分发应做到当班收取、当班分发，不应让传真件在设备出纸口或前台台面上过夜存放。传真件的传递过程应使用信封装载，信封上标注收件部门名称和收件人姓名，不得将传真件直接夹带或折叠后不经包装传递。跨楼层的传真分发应由内部转递渠道完成，不得请来访人员、快递员或其他外部人员顺路携带。涉密传真的分发应经部门负责人确认收件范围，由专人亲自递交到收件人手中，交接双方在登记簿上签字确认。
八、传真文件归档与销毁
具有业务凭证性质的传真文件应在收件后按照企业档案管理规定编号归档。传真文件应与其他业务文件一同分类保存，便于日后查阅。已不再需要保留的传真文件，应按照国家保密规定和企业废弃文件处理流程进行销毁，不得当作普通废纸出售或丢弃。传真机接收到的广告传真、推销传真等垃圾传真，取件人确认后应直接投入碎纸机销毁，不得长时间放置在办公桌面上。涉密传真件的销毁应有两人以上在场监督并做销毁记录。
九、网络传真与电脑传真管理
企业使用网络传真服务或电脑传真软件时，应选择具备数据加密传输功能的服务商。网络传真的发送记录和接收记录应在服务商端保存加密副本，企业本地应保留对应的发送接收日志。电脑传真软件在发送传真时生成的临时缓存文件在发送完成后应自动清除。员工离职或调岗时，其电脑传真账户的密码应立即变更或注销，曾经的传真收发记录应按照档案管理要求归档或清除。网络传真服务商的合同到期或提前终止时，企业应要求服务商删除服务器上的全部传真数据，并出具数据已清除的书面证明。
十、传真线路安全
传真线路应与电话线路区分使用，避免传真通信与语音通话共用同一线路导致传真被误接听。传真线路应设置在安全的通信机房或配线间中，线路接口不宜外露在公共区域。未经企业授权，任何人员不得私自安装使用无线传真机或通过无线网络传输传真数据。传统模拟传真线路因其信号难以加密的特点，涉密传真应使用专用加密传真设备，其通信线路应经过安全评估后投入使用。非涉密传真使用普通电话线路即可满足通信需求，但也应注意线路本身不被非法搭接。
十一、传真日志审计
传真设备应开启日志记录功能，记录每次传真的发送接收时间、对方号码、发送页数、发送结果和操作人工号。日志数据保存期限不少于六个月。行政管理人员应每月对传真日志进行一次抽查审核，关注非工作时间的传真记录、高频发送至同一号码的记录、发送失败后反复重试的记录等。发现异常传真活动时，应追溯至当事人核实并记录在案，必要时向安全管理部门报告。
十二、员工培训要求
涉及传真收发操作的员工应接受传真保密管理制度培训。培训内容包括传真设备的基本操作方法、传真发送前的内容审核要点、传真接收后的处理流程和涉密传真件的特别注意事项。新入职员工应在入职后两周内完成培训。传真管理相关的培训记录应存档备查。
十三、违规处理
违反传真收发保密管理制度导致企业信息泄露的，当事人和相关管理人员承担相应责任。故意将企业敏感信息通过传真方式发送至非授权方的，按照严重违纪处理并依法追究法律责任。误发传真后隐瞒不报的，加重处理。传真设备管理人员未尽到日常维护和日志审计义务的，由行政管理部门进行内部通报并调整岗位职责。
常见问题解答
问：传真收到不完整或字迹模糊，应该怎么处理？ 答：传真接收不完整或字迹模糊时，接收人应优先检查传真机耗材状态，包括碳粉是否充足、热转印头是否清洁等。确认设备正常后联系发件方重新发送，并告知对方需补发的具体页码。如反复接收仍有质量问题的，建议更换其他通信方式如扫描后加密邮件发送，确保文件内容完整可辨认。
问：收到错发传真应该如何处理？ 答：收到错发传真时应当立即确认传真中的单位名称和收件人，如明显发错地址且能辨识出发件方联系方式的，可电话或回传方式告知发件方传真号码有误，请其确认后重新发送。不能辨识发件方的，直接销毁错发传真件。在任何情况下，收到错发传真的人员不得翻阅、复制、传播错发传真中的内容。
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