企业物业人员保密管理要求
物业服务人员常年驻守在涉密单位的办公区域内，负责保洁、绿化、维修、安保、会务等服务保障工作。物业人员工作范围覆盖涉密区域，工作时间覆盖非办公时段，工作性质决定了他们可以接触到办公室环境中的各类信息，是保密管理中不可忽视的群体。为规范物业人员的保密管理，北京企密安信息安全技术有限公司（以下简称"我司"）依据国家保密法律法规，结合物业服务特点，制定以下保密要求。
一、适用范围
本要求适用于我司及服务单位为保障办公运转而引入的所有物业服务人员。物业人员包括但不限于：保洁服务人员、绿化养护人员、水电维修人员、空调维修人员、电梯维保人员、安保值守人员、消防维保人员、会务服务人员、垃圾清运人员及其他以物业服务为目的进入工作区域的各类人员。物业人员分为常驻物业服务人员和临时指派物业服务人员两类，常驻物业人员的管理标准高于临时指派人员。物业人员的保密管理由物业服务合同签订部门牵头负责，保密工作机构指导监督。
二、物业服务合同中的保密要求
我司与物业公司签订的物业服务合同中，应设置专门的保密条款或另行签订保密协议。保密条款中应包含以下内容：物业公司对其派出人员的保密行为承担管理责任和连带责任；物业公司应在选派人员时进行背景审查，确保无不良记录；物业公司须对物业人员进行岗前保密教育和定期保密培训；物业公司应指派保密管理负责人与我司对接；物业人员违反保密要求的，物业公司应承担相应的违约责任和赔偿责任。物业服务合同中还明确，我司有权在物业人员违反保密要求时要求物业公司立即更换人员。物业合同续签或更换物业公司时，保密条款不得弱化。
三、物业人员的背景审查
物业公司选派的常驻物业人员在上岗前，应进行背景审查。背景审查内容包括身份核实、有无违法犯罪记录、有无违反保密规定的历史记录、社会关系等。背景审查材料应提交我司备案。临时指派的物业人员如保洁轮换工、临时代岗保安等，物业公司应在每次派出前进行简要的背景核查，并以书面形式向我司出具人员无不良记录承诺。我司有权对物业人员的背景提出质疑，物业公司应在合理时限内提供补充说明或更换人员。
四、岗前保密教育
物业公司应在新派驻人员上岗前组织岗前保密教育。岗前保密教育由我司保密工作机构提供指导教材并由物业公司组织实施。保密教育内容应包括：我司的保密管理基本要求；物业人员在涉密区域的服务内容范围和禁止行为清单；不得窥视、记录、复制、传播工作中接触到的任何信息；不得私自翻动办公桌面、文件柜、抽屉等物品，不得拾取或查看丢弃的废纸和废弃文件；不得以任何方式将涉密区域的信息带入公共领域；禁止行为的具体表现和违规后果等。
保密教育后，物业人员应签署保密承诺书。保密承诺书应写明保密义务的具体内容和保密期限。保密期限为无限期，物业人员在离开工作岗位后仍应承担保密义务。保密承诺书一式两份，一份交本人，一份由我司存档。物业公司应对物业人员的保密教育情况建立档案，档案包括教育记录、人员签名和考核情况，随时备查。
五、日常工作保密要求
物业人员在涉密工作区域提供服务时，应在指定的时间和区域内进行。保洁人员应在工作时间并有我司人员在场的情况下进行涉密办公室的清洁工作。无人在场时不得单独进入涉密办公室进行保洁。涉密办公区域的垃圾清理应在监督下进行，废纸篓中的废纸在清理前经目测确认无完整的涉密文件。发现可疑文件或资料的，应保持原状立即报告不得擅自翻阅。
物业人员不得在涉密工作区域使用手机进行拍照、录像和录音。在涉密区域内进行绿化养护、维修等作业时，同样遵守电子设备管理要求。物业人员不得在办公室内翻找物品，不得利用工作之便收集废纸废品，不得在涉密区域拾取任何丢弃的物品。会务服务人员在服务涉密会议时，会前应对会议室进行检查，会中不得传递与会议无关的信息，会后应及时清理会场的文件、笔记和便签纸等。
物业人员巡逻值守时，如发现涉密区域存在安全隐患，如门窗未锁、文件未收、设备未关等，应保持现场原状立即报告，不得自行处理。安保人员应对出入涉密区域的人员进行登记检查，发现无证或异常人员进入涉密区域应及时制止并报告。
六、保密监督检查
我司保密工作机构应定期对物业人员的保密管理情况进行检查。检查包括对物业公司保密教育档案的检查、对在岗物业人员保密知识掌握情况的抽查、对物业人员工作行为的现场检查等。检查结果应形成书面记录。对保密检查中发现的问题，保密工作机构应下达整改通知，要求物业公司限期整改。物业公司应在整改完成后提交书面整改报告。我司有权对屡次出现问题的物业公司解除合同关系。
七、保密事件处理
物业人员如发现可能存在的失泄密事件，应在发现后立即向物业管理负责人或我司保密工作机构报告。不得自行判断和处置物业人员在工作中发现的涉密信息或可疑物品。物业人员违反保密要求尚未造成泄密的，由物业公司进行内部处理并向我司提交处理报告。造成泄密的，我司将追究物业公司和责任人个人的法律责任。
FAQ
问：物业公司的保洁人员是否可以进入涉密办公室打扫卫生？ 答：可以，但须在有人陪同或监督的条件下进行。保洁人员进入涉密办公室时，原则上应有办公人员在场，或在保洁期间由安保人员或保密监督人员在门外值守。保洁人员进入前应被告知该房间为涉密区域，并确认其遵守涉密区域保洁的特殊要求。
问：物业人员在工作中拾到涉密文件应当如何处理？ 答：物业人员在工作中拾到任何文件或资料，无论是否涉密，均不得私自翻阅、查看或带走。应保持物品的原始状态，立即上交给最近的保安岗亭或直接联系保密工作机构。如果拾到的是散落在地面或垃圾桶中的文件，应目测确认不是完整的涉密文件后方可进行日常清理作业。发现整份标注密级的文件时应紧急报告。
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