企业涉密办公设备维修保密要求

企业涉密办公设备维修保密要求

涉密办公设备的维修工作具有特殊性，维修过程中设备内部存储的涉密信息可能面临泄露风险。为规范涉密办公设备维修管理，确保涉密信息在维修环节的安全可控，北京企密安信息安全技术有限公司（以下简称"我司"）依据国家保密法律法规，结合工作实际，制定以下保密要求。

一、适用范围

本要求适用于我司及服务单位内所有涉密办公设备的维修活动。涉密办公设备包括涉密计算机、服务器、打印机、复印机、扫描仪、传真机、加密通讯设备、涉密网络设备、保密柜电子锁等具有涉密信息存储或处理功能的设备。维修活动包括故障检修、部件更换、软件升级、系统重装、清洁保养等任何涉及接触设备内部构造或数据的行为。

二、维修前的准备工作

涉密办公设备需要维修前，使用部门应首先填写维修申请单，说明设备名称、编号、故障现象、维修方式和维修单位等信息，经部门负责人和保密工作机构审批后方可启动维修程序。维修申请获批后，使用人应配合技术人员对设备中存储的涉密信息进行备份和清除处理。对于确实无法清除涉密信息的存储部件，应在保密人员监督下将其物理拆下后单独保管，不得随设备一同送修。

维修前应清点设备的所有附件和外围设备，逐项登记。维修过程中不使用的附件应单独保管，不得随设备送修。涉密设备送修时应使用专用包装，在包装外标注"涉密设备送修"标识，由专人送达维修场所。送修和接收过程应有书面交接记录，双方签字确认。

三、维修场所与人员要求

涉密办公设备的维修应在具备保密条件的专用维修室内进行。我司设立内部专用维修间，安装监控设备，对维修全过程进行记录。确需外部单位协助维修的，应选择具备保密资质的维修服务单位，在维修前签订保密协议或保密承诺书。外部维修人员进入涉密工作区域前须办理审批手续，由我司人员全程陪同。维修人员在维修过程中不得私自复制、拍照、记录设备中的任何信息，不得私自带出设备中的任意部件。维修过程中更换下来的旧部件，应按涉密物品管理要求当场登记并交还管理人员。

四、维修过程管理

维修工作应在保密人员的全程监督下进行。监督人员应熟悉设备基本构造和维修流程，能够识别维修过程中可能出现的信息泄露风险点。维修过程中如需查看设备内部信息以判断故障原因，监督人员应确认查看范围仅限于故障诊断所需，并防止维修人员查看与故障无关的涉密信息。维修人员使用的测试工具和外部设备，应经我司保密检查后带入维修现场。禁止维修人员使用自带U盘、移动硬盘、手机、数码相机等具有存储功能的设备连接涉密办公设备。

维修过程中更换的硬盘、内存条等存储部件，应立即登记，作为涉密载体管理。更换下来的旧存储部件应按涉密载体销毁流程处理或经彻底数据清除后留用，不得流出涉密区域。维修中产生的废纸、废料如可能带有涉密信息的，应按涉密载体销毁流程处理，不得随意丢弃。

五、维修后的验收与恢复

维修完成后，由使用人和保密人员共同验收，确认设备功能恢复到位、涉密信息未发生泄露。验收内容包括设备是否正常运行、原有的安全配置是否完整保留、安全软件和审计软件是否正常启动、维修过程中是否有未授权的数据操作等。如需将备份的涉密数据恢复至设备中，应在维修验收通过后进行，由使用人在保密人员监督下完成数据恢复操作，并记录恢复的数据范围和恢复时间。

设备维修的完整记录应归档保存，包括维修申请单、审批记录、设备交接单、维修过程记录、更换部件明细和验收确认书。维修记录保存期限不少于五年。涉密设备维修复用前，应使用专用工具进行安全检查，确认无后门、病毒或未授权的远程控制程序。检查记录随维修档案一并保存。

六、特殊情况的处理

对于在维修过程中发现可能已发生失泄密的情况，如发现设备中存在非授权的数据拷贝痕迹、维修人员私自使用存储设备、维修过程中设备异常联网等，监督人员应立即中止维修活动，保护现场并迅速报告。我司保密工作机构应按照失泄密事件应急预案进行处理，查明事件原因和影响范围。涉密设备因严重损坏无法修复的，按照涉密设备销毁管理规定进行销毁处理。

FAQ

问：涉密设备维修时，维修人员是否可以拍照记录维修过程？ 答：不可以。未经我司保密工作机构书面批准，维修人员不得对涉密设备进行拍照、录像或绘制结构图。维修过程应由我司的监控设备自行记录，维修人员不需要也不得自行记录。

问：涉密设备内部使用了非涉密网络的通用配件怎么办？ 答：通用不涉密配件如电源、风扇、机箱等的更换可以简化审批程序，但仍需在监督下进行。更换下来的旧配件如不涉密，可以按普通废旧物资处理，但应确认配件不含任何信息存储功能方可放出。无法确定的按涉密物品处理。

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