定密管理与档案管理对比分析

定密管理与档案管理对比分析

一、概念界定

定密管理是指按照国家保密法律法规的规定，对产生的国家秘密事项进行确定、变更和解除的管理活动。定密管理的核心工作是确定信息是否属于国家秘密以及属于哪个密级，并依法控制秘密信息的知悉范围和使用方式。定密管理是保密管理的基础性工作，是决定后续保密管理措施的依据。

档案管理是指对单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的管理活动。档案管理的核心是确保档案的真实性、完整性和可用性，为单位的业务运行、历史查考和决策提供支持。

定密管理和档案管理都涉及信息的管理和控制，在管理环节上存在交集，但在管理目标、法律依据和工作方法上具有本质区别。

二、法律依据对比

定密管理的法律依据是《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例，以及《国家秘密定密管理暂行规定》等部门规章。定密管理对国家秘密的确定、变更和解除有明确的法律程序要求。定密管理中的定密责任人制度是法律明确规定的，定密工作必须由法定定密责任人负责。

档案管理的法律依据是《中华人民共和国档案法》及其实施办法。档案法规定了档案的管理机构和职责、档案的收集和整理、档案的保管和保护、档案的利用和公布等基本制度。档案管理的行业性标准较多，不同行业和类型的档案管理有相应的规范。

三、管理对象对比

定密管理的对象是国家秘密事项，具体表现为涉密文件、涉密资料、涉密音像制品、涉密信息系统、涉密项目等。定密管理的对象具有法定秘密属性，是法律明确规定的需要保密的信息。不是所有信息都构成定密对象，只有符合国家秘密法定条件的信息才纳入定密管理。

档案管理的对象是各类档案，包括文书档案、科技档案、专门档案（人事档案、会计档案等）、电子档案等。档案管理的对象范围广泛，涵盖单位所有需要归档保存的历史记录。档案中可能包含涉密档案，涉密档案既是定密管理的对象也是档案管理的对象。

四、核心工作对比

定密管理的核心工作是确定密级和保密期限。具体工作包括：拟定密级和保密期限，报定密责任人审核批准；在涉密载体上做出密级标识；根据情况变化及时变更密级或保密期限；达到保密期限的解密审查。定密管理工作具有较强的专业性和权威性，定密工作需要专业知识和经验。

档案管理的核心工作是档案的整理和利用。具体工作包括：档案的收集归档、档案的分类整理和编目、档案价值鉴定、档案保管和库房管理、档案数字化、档案查阅利用服务等。档案管理工作强调标准化和规范化，档案整理有统一的标准和分类体系。

五、管理流程对比

定密管理的流程是：产生秘密事项、拟定密级和保密期限、定密责任人审批、做出保密标识、登记造册、确定知悉范围、定期复核和变更、到期解密。定密管理流程的每个环节都与密级相关，密级高低决定了管控力度的大小。

档案管理的流程是：文件归档、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案提供利用、档案销毁或移交。档案管理流程关注档案的全生命周期管理，从文件形成到最终销毁或永久保管。

六、监督审核对比

定密管理的监督审核由保密行政管理部门和单位定密责任人负责。定密情况是保密检查的重点内容之一，包括定密程序是否规范、密级确定是否准确、密级标识是否清晰、保密期限设定是否合理等。定密不当可能被责令纠正。

档案管理的监督审核由档案行政管理部门和单位档案管理部门负责。档案管理的检查内容包括档案收集是否齐全、整理是否规范、保管是否安全、利用是否合规等。档案管理不达标会影响单位的规范化管理水平评价。

七、协同管理建议

北京企密安在服务中注意到，定密管理和档案管理在许多单位分别由保密部门和档案部门负责，两个部门在涉密档案管理上存在职责重叠和衔接不畅的问题。建议采取以下协同措施：建立定密管理与档案管理的联动机制，涉密文件归档前的定密工作由保密部门负责，涉密档案归档后的管理由档案部门负责；涉密档案的密级标识和保密期限在档案管理中应当保持完整；档案管理人员应当接受保密培训，了解涉密档案的特殊管理要求。

定密管理为档案管理提供密级依据和知悉范围指导，档案管理为定密管理提供归档保管和历史查考支撑。两个体系应当相辅相成，不能各自为政。

FAQ

问：涉密档案的密级是否会发生变化？ 答：会的。涉密档案的密级不是一成不变的。保密法规定，国家秘密的密级和保密期限应当根据情况变化及时变更。涉密档案在归档后，如果经过一段时间后保密必要性降低，或者已经公开，可以申请变更密级或解密。定密责任人应当定期对涉密档案进行复核，根据实际情况调整密级或决定解密。北京企密安建议每年对涉密档案进行一次密级复核，确保密级与实际情况匹配。

问：档案管理人员是否需要有定密权限？ 答：档案管理人员通常不需要定密权限。定密权限是法律授予特定人员的权力，一般是单位法定定密责任人或指定的定密责任人。档案管理人员的职责是按照规定对归档的档案进行管理，不是确定档案的密级。但是档案管理人员在归档过程中如果发现应当定密而未定密的文件，应当向保密工作机构或定密责任人报告。北京企密安建议对档案管理人员进行定密基本知识的培训，便于在工作中识别定密管理的异常情况。

北京企密安，专业定密管理与档案管理服务。010-63711822，baomiwang.com。