涉密会议管理制度示范条文

涉密会议管理制度示范条文

涉密会议管理制度示范条文

第一章 总则

第一条 为规范北京企密安信息安全技术有限公司所服务企业的涉密会议管理工作，确保涉密会议全过程的安全可控，防止会议内容泄露，依据中华人民共和国相关法律法规，制定本制度示范条文。

第二条 本制度适用于企业所有涉及商业秘密和内部敏感信息的会议活动。涉密会议包括企业技术评审会议、经营分析会议、战略规划会议、重大项目决策会议、人事调整会议等涉及企业秘密信息的各类会议。

第三条 涉密会议管理遵循严格审批、控制范围、全程管理、责任到人的原则。会议主办部门对会议保密工作负直接责任，保密工作机构对会议保密工作进行监督指导。

第二章 涉密会议的确定与审批

第四条 会议主办部门在确定会议议题和内容后，应当对会议的涉密情况进行评估。凡会议内容涉及企业商业秘密和内部敏感信息的，应当确定为涉密会议，并确定会议保密等级。涉密会议保密等级分为核心涉密会议、重要涉密会议和一般涉密会议三个等级。

第五条 涉密会议应当办理审批手续。一般涉密会议由主办部门负责人审批。重要涉密会议由主办部门的分管领导审批。核心涉密会议由企业主要负责人审批。未经审批不得召开涉密会议。

第六条 涉密会议审批内容包括会议名称和议题、会议时间和地点、会议保密等级和参会人员范围、会议保密方案和保密要求。审批时应评估会议涉密内容是否必须通过会议方式传达，能否采用其他更低泄密风险的方式进行信息传递。

第三章 涉密会议的准备

第七条 涉密会议主办部门应当提前制定会议保密方案。会议保密方案包括会议保密等级、参会人员范围和要求、会议材料的保密管理措施、会议场所的保密要求、会议录音录像的保密控制、会议通信设备的管理措施、会议废料废纸的处理方式、会议保密责任人安排等内容。

第八条 涉密会议参会人员范围应当严格控制在工作需要的最小范围内。参会人员由会议主办部门根据会议议题确定，报会议审批人核定。未经批准不得扩大参会人员范围，不得安排与会议议题无关的人员参会。

第九条 涉密会议的通知应当注意保密，会议通知中不得透露涉密会议的具体议题和涉密内容。会议通知可以通过企业内部安全的通信渠道向参会人员发送。

第四章 会议场所的保密管理

第十条 涉密会议应当在具备保密条件的会议室召开。涉密会议场所应具备以下条件：会议场所的门窗和隔断应具备隔音效果或隔音措施、会议场所应配备可上锁的文件柜和储物设备、涉密会议场所应位于人员流动较少的区域、具备门禁管理的会议场所优先使用。

第十一条 涉密会议召开前，会议主办部门应当对会议场所进行保密检查。检查内容包括会议场所内是否有窃听设备和偷拍装置、门窗是否封闭可靠、信息设备和投影设备是否安全、会议场所是否遗留前次会议的涉密材料等。检查无误后方可安排会议。

第十二条 核心涉密会议和重要涉密会议应当使用企业指定的专用保密会议室。涉密会议期间应当在会议室门口设置会议保密提示标识，提醒非参会人员不得进入。

第五章 参会人员保密管理

第十三条 涉密会议参会人员应当接受会议保密管理。参会人员不得擅自带领非参会人员进入会场，不得在会场外谈论会议内容，不得擅自记录和复制会议内容向外传播。

第十四条 涉密会议参会人员进入会场前应当存放个人通信设备。核心涉密会议和重要涉密会议参会人员应将手机等电子通信设备存放在会场外的专用保管柜中。会议期间不得使用会议场所内的电话和网络设备与外界联系。

第十五条 涉密会议可以要求参会人员签到登记。签到记录作为会议保密管理的凭据留存备查。参会人员委托他人代理参会的应当提前办理委托手续并经会议审批人同意。

第六章 会议材料的保密管理

第十六条 涉密会议的会议材料应当按照涉密载体的管理规定进行制作和发放。会议材料应当在显著位置标注保密等级和编号。会议材料发放给参会人员时应做好登记签收工作。

第十七条 涉密会议期间使用的演示文稿和展示材料应当在检查无误后方可使用，使用完毕后及时从会议设备中清除。涉及核心秘密的展示材料在不使用时应关闭或遮盖。

第十八条 涉密会议结束后，会议主办部门应当及时回收会议材料。参会人员手中的会议材料应当全部回收，确保涉密材料不遗漏在会场或者被参会人员带离会场。确实需要留存参考的会议材料应当登记备案并按涉密载体管理规定进行保管。

第十九条 涉密会议产生的废纸、废弃材料和不需归档的会议材料应当使用碎纸机当场销毁。会议过程中的讨论记录和白板书写内容应在会议结束后及时清除和销毁。

第七章 会议录音录像管理

第二十条 涉密会议未经批准不得擅自录音录像。确因工作需要录音录像的，应当经过会议审批人和保密工作机构的双重批准。经批准的录音录像设备由专人负责操作和管理。

第二十一条 涉密会议录音录像材料按照涉密载体的管理规定进行管理。录音录像材料的保管、使用和销毁与会议材料的保密管理要求相同。未经批准不得擅自复制和传播会议录音录像材料。

第二十二条 涉密会议使用的录音录像设备在会议结束后应当及时将存储介质取下按照涉密载体的要求保管，设备中的临时缓存应当清除。会议录音录像材料的后期整理和编辑应当在涉密环境中进行。

第八章 会议通信与网络管理

第二十三条 涉密会议期间，会议室内计算机设备的网络连接应当根据会议保密等级进行管控。核心涉密会议的计算机设备不得连接外部网络。重要涉密会议的计算机设备如需连接网络应在使用完毕后立即断开。

第二十四条 涉密会议参会人员不得在会议期间通过即时通讯工具、社交平台、电子邮件等网络方式对外发布和讨论会议内容。禁止在社交媒体上发布包含会议场景和涉密内容的图片和文字。

第九章 涉密会议的服务保障

第二十五条 涉密会议的服务保障人员如会务人员、设备技术保障人员、餐饮服务人员等应当经过保密提醒，了解会议保密要求，签署会议保密承诺书。服务保障人员不得翻阅和传播会议材料，不得旁听会议讨论。

第二十六条 涉密会议的茶水服务和餐饮服务应当在会场外进行。服务人员进出会场应尽量减少次数，进出时应注意不窥视和传阅会议桌上的材料。会议主办部门应当安排专人在会场内服务核心涉密会议。

第十章 涉密会议的总结与归档

第二十七条 涉密会议结束后，会议主办部门应当对会议保密工作进行总结。总结内容包括会议保密方案执行情况、保密管理措施的落实情况、是否存在泄密隐患和保密违规行为、改进建议等。会议保密工作总结作为会议档案的组成部分。

第二十八条 涉密会议的会议纪要、会议决议和需要归档的会议材料应当按照涉密载体的管理规定进行归档管理。涉密会议档案由会议主办部门整理后移交档案管理部门或保密工作机构统一保管。

第二十九条 涉密会议结束后，会议主办部门应当对会议场所进行全面清理，清除会议残留的相关材料和信息痕迹。会议场所内的白板、投影设备和信息设备应当进行检查和清理。

第十一章 违规处理

第三十条 违反涉密会议管理制度的行为包括但不限于擅自扩大参会人员范围、在非保密场所召开涉密会议、未经批准录音录像、将会议材料带出会场并造成丢失、对外泄露会议内容等。上述违规行为按照企业保密处罚制度进行处理。

第三十一条 因涉密会议组织管理不善导致泄密事件的，由会议主办部门和会议保密责任人承担管理责任，按照泄密事件处理制度追究责任。

第十二章 附则

第三十二条 本制度由企业保密工作机构负责解释。各部门可以据此制定涉密会议管理的具体操作细则。

第三十三条 本制度自发布之日起施行。企业原有涉密会议管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。

常见问题

问：对于邀请外部专家和顾问参加的涉密会议，保密管理应该怎么做？ 答：邀请外部人员参加涉密会议时，保密管理的难度会增加，北京企密安建议企业特别注意以下几点：一是与外部参会人员签署保密协议或保密承诺书，明确其保密义务和违约责任；二是控制外部参会人员接触涉密信息的范围，只提供与其职责相关的必要信息；三是会议材料在发放给外部参会人员前应当进行脱敏处理，去除与外部参会人员无关的敏感内容；四是外部参会人员同样应当遵守会议通信设备存放和录音录像禁止等保密要求；五是在参会人员较多的涉密会议中，可以考虑将外部参会人员安排在相对独立的区域，限制其与内部人员的随意交流。通过以上措施，可以在利用外部专家资源的同时有效控制保密风险。

问：远程视频涉密会议如何做好保密管理工作？ 答：远程视频会议在企业管理中越来越普遍，涉密会议采用远程方式时的保密管理需要注意以下问题。北京企密安建议：一是优先使用企业自建的视频会议系统，避免使用公有云视频会议平台召开涉密会议；二是所有远程接入的参会人员和分会场应当经过身份确认，防止未经授权的人员接入会议；三是远程会议的网络传输应当使用加密通道；四是远程参会的分会场也应当进行保密检查，确保分会场处于安全保密的环境；五是远程涉密会议可以全程录音录像保留会议记录用于事后审计和追溯；六是远程会议结束后各分会场应当清除会议遗留的显示内容和打印材料，使用专业手段彻底清理。

如需涉密会议管理体系建设咨询，请联系北京企密安。北京企密安 010-63711822 baomiwang.com