一、外发审批制度的必要性
涉密载体外发是企业保密管理中高风险环节之一。向外部单位（客户、合作方、供应商、政府机构等）传递涉密信息时，必须在保障信息安全和商业利益的前提下进行。建立规范的外发审批制度，确保每一次涉密载体外发都有据可查、有责可追、有痕可溯，能够有效防范外发环节的信息泄露风险。
二、涉密载体外发审批单模板
企业涉密载体外发审批单
审批编号：____________ 申请日期：________年____月____日
一、申请信息
二、外发涉密载体明细
外发资料摘要说明：
（简述外发资料的主要内容、涉及的技术或经营信息范围，以及已对不必要的信息进行了筛除或脱敏处理的情况）
三、外发依据与必要性
（说明本次外发的原因和必要性，包括：外发是基于何种业务需求、外发信息的范围是否控制在合作必需的最小限度、外发对象是否已签署保密协议或具备保密能力）
四、审批意见
部门负责人意见：
□ 同意外发 □ 不同意，理由：____________
签字：____________ 日期：________年____月____日
保密办审核意见：
外发资料密级是否符合外发政策：□ 是 □ 否，建议调整：____________
外发对象是否已签署保密协议：□ 是（协议编号：____________） □ 否，建议先签署
脱敏或过滤处理是否到位：□ 是 □ 否，需补充处理：____________
签字：____________ 日期：________年____月____日
分管领导/保密工作领导小组审批：
□ 批准外发 □ 不批准，理由：____________
审批意见补充：
签字：____________ 日期：________年____月____日
五、外发执行记录
六、收回/核销记录
三、填写说明
一、申请信息部分
申请外发事由应当选填具体的业务类型。如选"其他"，应当注明具体事由，如"参与行业标准制定""配合外部审计"等。
外发对象信息须填写完整，包括单位全称、联系人和联系方式。如对象为政府部门或司法机关，应当明确具体经办部门和经办人。
外发方式的选择应当与所外发资料的密级和重要性相匹配。核心秘密原则上不宜通过电子方式传输，应采取专人送达并在交接时签字确认的方式。
二、外发载体明细部分
载体名称应当与台账登记名称一致，便于后续追溯。
密级栏填写该载体已在定密审批表中确定的密级，不可自行降密外发。
外发后处理要求应在外发前与对方协商确定，并在保密协议或保密条款中明确约定。
三、外发依据与必要性部分
这是审批的关键判断依据。申请人应当充分说明外发的正当性和必要性，以及已采取的保密保障措施。对于核心秘密的外发，还应当评估对方是否具备相应的保密条件。
四、审批意见部分
涉密载体外发必须经过逐级审批。核心秘密外发须经保密工作领导小组负责人或企业主要负责人审批。重要秘密外发须经分管领导审批。
保密办应当审核外发资料的密级与业务必要性是否匹配，确认外发对象是否已签署有效的保密协议。未签署保密协议的，应当先完成保密协议签署方可外发。
五、外发执行记录部分
执行人应当如实记录外发过程。专人送达的应当取得对方签收回执；快递寄送的应当保留快递底单和追踪记录；加密邮件发送的应当保留发送记录和对方的确认收到回复。
六、收回/核销记录部分
对于约定了限期返还或限期销毁的外发资料，执行人应当在约定到期前主动联系对方办理收回或核销手续。不能收回或核销的，应当及时报告并跟进处理。
四、使用注意事项
1. 所有涉密载体外发均须提前审批，严禁先发后批或边发边批。
2. 审批单编号规则建议为"WF-部门代码-年份-序号"，如"WF-SC-2026-001"。
3. 审批单应当与相关保密协议、外发资料清单、签收回执等一同归档保存，保存期限不短于该载体保密期限届满后2年。
4. 外发资料应当加注水印或外发编号，便于发生泄密时追溯来源和责任人。
5. 电子方式外发涉密信息的，应当进行加密传输并设置密码保护，密码不得与文件一同发送。
6. 建议企业制定"涉密载体外发清单"，汇总记录所有外发审批记录，定期进行外发合规性审计。
