某省级机关打印机泄密事件

案例背景

去年夏天，我参加了一个保密技术交流论坛，会上有专家分享了一个让人颇感意外的泄密案例。西南某省级机关的一台网络打印一体机，在不知不觉中成了整个单位的泄密源头。这台打印机平时连接在内部办公网络上供几个处室共同使用，因为使用频率很高，IT部门在采购时给打印机配了一个容量较大的硬盘用来缓存打印任务。后来打印机使用年限到了需要淘汰更换，设备回收公司的人来搬运设备时，没有按照保密规定对硬盘执行物理销毁操作，只是简单地做了格式化处理，就转手卖给了二手设备商。买走这台设备的商家发现硬盘里依然残留着大量之前的打印缓存文件，其中包含部分尚未公开的政府工作方案和一定数量的个人身份信息。这件事被当地媒体公开报道之后，涉事机关紧急叫停了所有办公设备的更换和处置流程。

风险分析

打印机、复印机、传真机这类办公自动化设备，是保密管理工作中最容易忽视的数据出口。很多人觉得打印完文件、把纸质件取走就万事大吉了，但打印机内部有缓存、有硬盘、有系统日志，这些部件中保留着大量曾经处理过的信息。这个案例中，涉事机关的设备处置流程有明显的工作漏洞。设备报废没有经过保密部门的审核签字，硬盘销毁没有监督人员在现场见证，负责设备回收的公司也没有取得涉密设备处置的相关资质。更深层的问题是，该机关对所有联网办公设备的存储能力没有做过统一的备案登记，采购设备的时候只关注了打印速度和功能配置，没有人关心这些设备的存储方式和数据残留处理能力。打印机泄密不是新技术带来的新问题，而是管理流程上一个老生常谈但始终没有彻底解决的顽固漏洞。全国范围内因为办公设备处置不当导致泄密的事件，每年都有多起被通报。

警示与建议

办公设备的采购、使用和处置这三个阶段，每一个都要纳入保密管理的范畴。采购环节就要确认设备是否具备硬盘加密和缓存自动清理的功能，并且把这些技术参数作为采购的必要条件。使用环节要建立定期的设备数据清理制度，每季度至少清理一次设备内暂存的打印、复印和扫描记录。处置环节最为关键，所有带有存储功能的办公设备在报废或者转卖之前，必须由保密部门派人监督，对存储介质做物理销毁处理。普通的格式化或者删除操作是完全没有用的，专业的数据恢复工具可以轻松地找回这些被删除的文件。北京企密安在对企业进行保密体系审核的时候，有一个专门的检查项就是办公自动化设备存储介质处置台账。凡是这本台账内容不清、记录不全的单位，基本都能在正使用或已淘汰的设备上找到不应残留的历史数据，这个规律我们已经验证了许多次。
从制度建设的角度来看，这个案例还提示各单位需要建立办公自动化设备的全生命周期管理台账。每台设备的采购时间、存储配置、使用部门、维护记录和处置方式，都应当有完整的档案记录。特别是对于带有硬盘或其他存储介质的设备，在设备台账中应当单独标注存储部件的规格和加密状态。设备处置时，保密部门和资产管理部门应当联合审核，确认设备上没有任何残留数据后再完成处置手续。这种全生命周期的管理制度，可以把设备从进到出每一个环节的管理责任都落实到具体的人和部门，避免出现谁都不管、谁都不负责的管理真空。北京企密安在帮助政府部门进行保密管理体系升级时，通常会把办公设备管理作为基础性的整改项目优先推进，因为这个环节虽然看起来不起眼，但出问题的概率和严重程度都非常高。