在泰国曼谷的一次尽调现场，中方尽调团队正在一间临时借用的办公室里审查目标公司的财务凭证。办公室里没有复印机，中方人员就到楼下的商务中心复印。复印的时候他没留意，商务中心的工作人员多复印了一份留底。等到几周后中方发现目标公司的一些历史财务问题跟中方掌握的情况对不上时，才想到可能是那些复印的资料出了问题。虽然没法百分之百确定，但从此以后中方对尽调现场的文档管控标准提高了不少。
尽调现场的文档查阅和复印是信息泄露的高发环节，因为现场环境往往不受己方控制，文档在物理空间里的流转充满了管理盲点。特别是对于跨国尽调来说，目标公司所在国的基础设施和管理水平差异很大，中方团队的现场管控能力远不如在国内那么从容。
先说查阅阶段的管控。在目标公司现场查阅他们的原始凭证和合同资料时，应该有一个标准的查验流程。首先，所有的查阅都应该在指定的区域内进行，这个区域通常是一个单独的会议室或者办公室，不允许把文档带出这个区域。查阅人员进入区域时携带的个人物品应该被限制，手机、相机和任何具有拍照功能的设备都不应该带入。如果确实需要使用笔记本电脑做记录，需要用经过安全配置的设备，不连接外部网络，并且屏幕使用防窥膜。
文档的翻阅过程也要注意规范。翻阅时不要折角或者做标记，尽量使用便签纸做临时标注。如果需要记录某些页面上的信息，应该用纸笔手写或者使用专用的记录模板，不要用手机拍照。记录下来的信息当天要整理进安全的电子系统中，纸质笔记需要在当天结束时销毁。
再说复印阶段。复印是尽调过程中最容易出现信息失控的环节，因为复印会产生副本，副本容易脱离监管。尽可能减少复印数量。如果能用拍照代替复印就拍照，但照片文件也要当天加密上传到数据室然后从设备中删除。如果必须复印，尽量在尽调团队自己的设备上复印。很多尽调团队现在会自带一台便携式复印扫描一体机到现场，这样复印出来的每一份副本都在自己的控制范围内。
如果确实需要使用目标公司或者现场的复印机，需要注意几个问题。复印机是否有内置硬盘，复印的影像会不会被缓存到硬盘上。如果有内置硬存储功能，在结束尽调后需要确认缓存已经被清除。复印时确认周围没有无关人员，复印出的纸张首要时间收好，不要留在复印机的出纸盘上遗漏。复印完成后检查复印机附近是否有遗漏的纸张。
复印件的管理同样重要。复印件要跟原件一样对待，在复印件上标注清楚文件的来源、复印日期和用途。复印件使用完毕后如果不需要留底，应该通过碎纸机销毁，不能直接扔进垃圾桶。如果复印件需要带离现场，需要妥善保管在带锁的文件包或者行李箱中，尽量跟随身行李分开存放。
在尽调现场工作结束后的每天收工时间，团队应该做一次例行检查。把当天查阅和复印过的所有文档清点一遍，确认没有遗漏、没有多出、没有放错位置的。这个习惯很重要，因为现场文档管理中最大的风险不是大规模泄密，而是无意间遗失了一页纸或者一份复印件。遗失的一页纸可能是最关键的条款页，而这页纸如果落到了目标公司或者竞争对手手中，后果不堪设想。
还有一类场景是尽调团队需要在当地进行验厂或者实地考察。这时候目标公司可能会带着尽调团队参观工厂、实验室或者办公室。在参观过程中，陪同人员可能很热情地介绍设备的技术参数、产线的运行数据和车间的管理流程。参观人员应该注意不要在现场拍摄照片，不要记录过于详细的技术参数，不要提出可能暴露自己专业背景和技术路线的问题。参观结束后在安全的环境下整理参观笔录，并及时提交给尽调管理团队。
如果是跨国并购中的敏感尽调，还可以考虑使用专业的信息管理顾问全程陪同。不是每个项目都需要，但对于标的金额大、信息敏感度高的交易，配备一位独立的文档管理专员，负责现场的文档查阅、复印、归档和销毁的全程控制，是降低现场管理风险比较有效的做法。
现场文档管理的核心是一句话：文档能看见，风险就存在；文档能复制，风险就倍增。在尽调现场给文档管理投入多少精力，决定了项目结束后你可能要花多少精力来处理信息泄露的后遗症。
