保密制度执行的难点与落地方法

保密制度执行的难点与落地方法</p><p>一家做医疗器械的企业，保密制度写了五十多页，装订成精美的册子发给全公司。但三个月后我们去做执行评估，发现几个问题：制度发了，但是百分之八十的员工没看过；涉密文件的借阅登记本放在保密员办公桌上，有人借阅时没人要求登记；部门保密员不知道自己具体该做什么。制度写得再好，执行不了就是废纸。</p><p>制度执行难在中国企业中是个普遍现象。北京企密安信息安全技术有限公司在十多年的实践里，总结出了制度执行中的几个典型痛点，以及对应的落地方法。</p><p>首要个痛点：员工不重视。多数员工觉得保密是公司的事，和自己关系不大。尤其是非涉密岗位的员工，更觉得保密跟自己无关。解决这个问题需要做两件事。一是把保密和绩效考核挂钩。在员工年度考核中设置保密执行条目，考核结果直接影响奖金和晋升。二是做案例教育。真实的企业泄密案例比任何说教都管用。我们配合一些企业做了内部案例通报，把同行业泄密事件改编后开诚布公地讲给员工听，效果比培训好得多。</p><p>第二个痛点：制度太笼统，执行没抓手。很多企业的制度写到"涉密文件应该妥善保管"就停了。什么是妥善保管？谁也不知道。落地方法只有一个：把制度写具体。我们在帮客户修订制度时的一个硬性标准是：制度里不能出现"妥善""合理""适度"这类模糊词。要把全部替换成可操作的动作。比如"涉密文件使用完毕后必须锁入保密柜，钥匙由保密员保管，离开工位前必须落锁并确认门禁关闭"。这样的指令，任何员工看了都知道怎么做。</p><p>第三个痛点：执行起来太麻烦。比如打印一份涉密文件要走三个部门审批，时间长了员工就会想办法绕过去。解决方案不是不要审批，而是把审批流程做优化。能并行的审批不走串联，能用电子审批的不用纸质签字，能设常规模板的不需要每次重新填单。同时利用技术手段减少对人工的依赖，比如涉密文件打印好系统自动登记，不需要人工填表。减少执行阻力，制度的遵从度自然提高。</p><p>第四个痛点：缺乏执行的反馈机制。制度发出去以后，执行得好不好没人知道，有没有问题没人反馈。要解决这个问题，需要建立制度执行的两条反馈回路。首要条是定期检查回路：部门每月自查一次，保密办每季度检查一次，查的是关键控制点是否被执行。第二条是问题报告回路：员工在执行中遇到的困难和矛盾，可以匿名通过公司内部系统报告给保密办。保密办定期汇总分析，把执行中的共性问题反馈给制度修订环节。</p><p>第五个痛点：违规处理不到位。制度写得很严，但真有人违规了，处理起来又犹豫不决。原因无非是怕影响关系、怕惹麻烦、怕担责任。但保密制度最怕的就是有制度不执行、有违规不处理。一旦有了首要个违规不受处理的先例，制度就成了纸老虎。我们建议企业在制度设计时就把违规分级处理机制写死。轻微违规口头提醒加书面记录，一般违规通报批评加绩效考核扣分，严重违规停职调查、移送法务。处理要走程序但不能有例外。</p><p>北京企密安信息安全技术有限公司在服务一家高校背景的科技企业时，花了三个月做制度执行辅导。前两个月重点解决员工观念和制度可读性，第三个月重点抓流程简化和检查机制。那家企业的保密办主任后来跟我们说，不是员工不想执行，是一开始制度设计就没考虑执行的问题。站位调对了，执行自然就顺了。</p><p>FAQ</p><p>问：制度执行难，根本原因是什么？ 答：根本原因是制度设计和实际业务脱节。如果制度是编写人员坐在办公室里闭门造车写出来的，脱离一线业务场景，员工怎么看都觉得跟自己没关系。制度必须从一线调研开始写。</p><p>问：如何让员工主动配合保密制度执行？ 答：让员工参与制度制定的过程。在制度起草阶段找一线员工代表参加意见征集，他们对业务最熟悉，能提出最实际的改进建议。自己参与过的制度，执行意愿高很多。</p><p>问：发现违规行为但对方是高层怎么办？ 答：保密制度对所有人一视同仁。如果违规者是高层，由保密委员会进行处理。建议企业在制度中明确规定：任何人的保密违规处理记录都由保密办独立保存，不受被处理人的职级影响。