我经常接到中小企业老板的咨询,他们的想法很一致,觉得保密培训肯定要花不少钱,请讲师、买课程、组织员工,样样都要钱。但自己的公司规模不大,预算有限,实在承担不起。而且有些老板还觉得,自己公司就那么几个人,能有什么秘密可泄的,保密培训等公司做大了再说吧。
先说说对"小公司没什么可泄密"这个想法的看法。这个想法真的非常危险。小公司的确规模小,但核心的东西价值一点都不小。你的客户数据、你的采购渠道、你的方法技术,这些东西只要是你在市场上立足的根本,就值得保护。小公司往往更没有容错空间,一个核心信息泄露了,可能直接就是灭顶之灾。
再来说成本的问题。中小企业确实预算有限,但并不意味着就做不了保密培训。我分享一下我在实践中看到的一些低成本但效果好做法。
第一,充分利用免费资源。现在网上有很多免费的保密培训资料和课程,虽然针对性和完整性可能不如付费课程,但作为基础资料的普及已经足够了。可以用这些素材组织内部的培训,不用花大价钱请外部讲师。关键是看怎么用,把免费素材跟自己公司的实际情况结合起来,效果也不差。
第二,内部讲师制度。很多企业有个误区,觉得保密培训必须请外面专家。其实如果是基础性的知识普及,公司内部的管理人员完全可以承担讲师的角色。比如行政人事部门的同事来讲基本的保密制度,部门主管来讲本部门的具体要求。内部讲师更了解公司的实际情况,讲的也更有针对性。而且内部培训的成本几乎为零,组织起来也方便。
第三,利用碎片化时间。中小企业人少活多,集中一整天搞培训确实不太现实。可以把培训内容拆分成小模块,利用晨会、周例会的时间,每次讲一个主题,讲十五到二十分钟。比如周一讲文件管理规范,周三讲办公室保密注意事项,周五分析一个案例。这样分散但持续的方式,既不影响正常业务,又能保证培训的连贯性。
第四,自己动手做案例。很多中小企业没有现成的培训材料,那就自己做。平时的保密事件、发现的安全隐患,都可以整理成内部培训案例。自己经历的案例比外面买的教材更有说服力,员工听起来也更亲切。而且自己做案例不需要花钱,只是多花一点整理的时间。
第五,把培训融入日常流程。举个例子,新员工入职时,让直属上级花半小时专门讲保密的注意事项,而不是等到公司统一培训。发现保密漏洞时,及时组织相关人做一个短会,分析问题原因和整改措施。这样的即时培训虽然规模小,但针对性强,效果好。
第六,善用线上工具。中小企业的团队规模小,用免费的或者低成本的线上平台就能完成培训。比如用微信群或者企业微信群发学习资料,用免费的视频会议软件开展线上培训,用在线文档共享培训材料。这些工具的成本很低甚至为零,但效果完全可以满足基本的培训需求。
我认识一家只有几十个人的科技公司,他们的保密培训做得很实在。没有花一分钱请外部机构,每年就在年中的时候抽一个下午,由公司负责安全的合伙人主讲。平时有什么跟保密相关的新闻,也会转发到群里让大家学习讨论。几年下来,他们公司的保密氛围很好,几乎没有出过泄密事件。
中小企业的保密培训,不需要追求大而全,而应该追求小而精。从一些最容易出问题的环节入手,一点一点培养员工的保密意识,慢慢地就把保密的文化建立起来了。保密这件事,不是大企业的专利,中小企业同样值得认真对待。
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