在单位里，共享打印机是最常见的办公配置。一台打印机连着网络，全部门的人都能用，方便是真的方便。但你注意过没有，共享打印机也是安全管理的死角。很多人连共享打印机的安全设置界面长什么样都没见过，更别提主动配置安全选项了。今天我就把共享打印机安全设置这件事从头到尾捋一遍，你看完就能上手操作。
改掉默认密码是首要道防线
说起来你可能不信，相当多的单位把打印机买回来就只管用，管理密码还是出厂设置的"admin"或者"000000"。我曾经在一家四十多人的科技公司做过调研，五台网络打印机，没有一台改过初始密码。问行政负责人，他说"不觉得打印机还需要密码"。
这种心态得改。打印机的Web管理后台能做的事情太多了：查看所有打印记录、修改网络配置、开启远程访问、甚至下载存储的文件。不设密码或者用默认密码，相当于把家门钥匙挂在门外挂钩上。
设置起来很简单：在浏览器里输入打印机的IP地址，进入管理页面，找到"系统设置"或者"安全设置"，修改管理员密码。密码更好用大小写字母加数字的组合，长度不低于八位。不同品牌打印机路径略有不同，但大同小异。
网络访问控制别忽视
大部分网络打印机默认是"来者不拒"的，只要是同一个网络里的设备，都可以找到它、连接它、打印文件。这在便利性上没问题，但从安全角度看有改进空间。
更合理的做法是：把打印机的访问权限限定在需要用到它的员工范围内。具体操作有两种方式：
一种是在打印机管理后台设置"允许打印的IP地址范围"。比如这个打印机是财务部专用的，那就只开放财务部网段的IP来访问。其他网段的设备根本连不上它，省心又安全。
另一种是设置"打印权限认证"。每次打印之前需要输入用户名和密码或者刷卡验证。这种方案安全系数更高，但对日常使用来说会多一道手续。适合保密要求高的部门。
我一般建议折中处理：核心部门（财务、研发、人事）的打印机启用权限认证，普通办公区的打印机做IP范围限制。这样既不耽误效率，也守住了底线。
关闭不必要的网络服务
打印机为了体现"高级感"，会默认开启一堆网络服务：FTP打印、电子邮件打印、远程打印、移动设备直连打印、云打印……这些功能听起来很炫酷，但每一个开启的服务都是潜在的攻击面。
远程打印是最该关掉的一个。除非你确实需要从家里或者出差路上发文件到办公室打印，否则这个功能更好关闭。开启远程打印意味着打印机暴露在互联网上，各种端口扫描工具每天都会扫描公网IP，一旦发现开放的打印机端口，就可能尝试暴力破解或者利用已知漏洞入侵。
USB直连打印也很容易被钻空子。有人走到打印机旁边，插上U盘直接把文件打出来，这个过程中没有任何监管。如果单位有保密要求，建议在打印机管理后台关闭USB打印功能，或者用物理方式封堵USB接口。
FTP打印和电子邮件打印也建议关掉。这些功能方便是方便，但数据在网络传输过程中是明文的，很容易被截获。
关掉不需要的服务，不但安全，还能提升打印机运行速度。一举两得的事情，何乐而不为。
加密传输和加密存储
数据在传输过程中被截获，这是网络安全的基本场景。你在电脑上点"打印"，数据从电脑传到打印机的路上，如果没有加密，别人用抓包工具就可以把你的文件内容看得明明白白。
所以设置打印机时，尽量选择加密传输方式。现在的主流打印机都支持IPPS（加密打印协议），在设置打印机端口时选择IPPS而不是普通的IPP或者RAW协议，数据在传输过程中就是加密的。设置方法很简单：在电脑的打印机属性里，修改端口为加密端口，或者重新添加打印机时选择安全连接。
加密存储同样重要。你的文件到了打印机之后，在硬盘里是明文还是密文，差别很大。如果硬盘被拆走，明文存储就相当于把文件白送人。打印机管理后台一般都有"硬盘加密"的选项，打开后系统会自动对写入硬盘的数据加密。这个功能启用后独立的"副作用"是更换硬盘时需要先解密，但对日常使用没有影响。
日志审计和定期检查
安全是一个动态的过程，不是设置一次就能一劳永逸的。共享打印机的日志审计功能可以记录每一次打印操作的时间、用户、文件名、页数。平时这些数据看着没什么用，但一旦出了事，它就是追查源头的重要依据。
我建议安排专人每个月检查一次打印日志，重点关注几个异常情况：非工作时间的大量打印、同一个文件被反复打印、打印的文件名看起来不正常。这些蛛丝马迹往往就是问题的前兆。
定期检查还包括：固件是否是近期版本、防火墙规则有没有被改过、管理员账号有没有异常登录记录。打印机的固件更新不像电脑系统更新那么频繁，但厂商发布的每一个安全更新都值得重视，因为那意味着已知漏洞被修复了。
一个简化的检查清单
怕你觉得太复杂记不住，我给你整理了一个清单，照着做就行：
[ ] 修改默认管理员密码（长度八位以上）
[ ] 关闭远程打印和云打印功能
[ ] 关闭USB直连打印
[ ] 启用IPPS加密传输协议
[ ] 启用硬盘加密存储
[ ] 设置IP访问白名单
[ ] 开启日志记录功能
[ ] 检查固件版本并更新
[ ] 指定专人负责定期检查
这些项目全部做下来，熟练的话二十分钟搞定。二十分钟换一份安心，值不值你自己掂量。
最后说一句
共享打印机最大的好处是方便，最大的隐患是没人管。安全和方便从来都是对手，但好在打印机的安全管理并不需要牺牲太多便利。花点时间把该设的设好、该关的关掉、该查的定期查一遍，你的打印机就不会成为公司安全的短板。
