保密管理手册是企业保密管理体系的核心文件，相当于保密工作的基本法。但很多企业的保密手册写出来跟其他公司的几乎一模一样，完全没有自己的特色，用起来也不好用。今天这篇文章，我就从实操的角度讲讲保密管理手册应该怎么编。
先搞清楚手册的定位。保密管理手册的作用主要有三个。一是向内部员工说明企业的保密管理方针和目标，让大家都知道企业对待商业秘密的基本态度。二是为各项保密管理工作提供纲领性的指引，让管理有据可依。三是在接受外部检查或认证审核时，作为体系的核心文件展示给评审组看。
不等于制度汇编
一个常见的误区是，把手册写成制度汇编。把所有的保密规定、管理办法、操作规程都装进去，搞成一本很厚的大全。这种做法其实不太对。手册应该是纲领性的，它的作用是定方向、定原则、定框架。具体的操作要求和执行细节，应该放在下一层的专项制度和操作规程里。手册写得过于琐碎，既不好读也不好用。
手册的核心内容框架
按照标准的体系要求，保密管理手册一般包含以下几个核心部分。
封面和文件控制信息。包括手册名称、版本号、发布日期、编制人、审核人、批准人等信息。封面设计要规范，体现企业的正式管理风格。文件控制信息要包括分发编号、持有人等，便于手册的管理和更新。
发布令。由企业较高管理者签署的发布令，正式宣告保密管理手册生效。发布令体现了管理层对保密工作的重视和支持，是手册合法性和权威性的来源。
保密方针和目标。保密方针是企业在保密管理方面的总体方向和原则。表述要简洁明了，一般一两句话就够了。比如保护商业秘密维护企业核心竞争力这样的表述就很清晰。不需要写得太长，员工记不住的方针就失去了意义。
保密目标要具体可衡量。不能只是笼统地说加强保密管理，要分解成可量化的指标。比如涉密人员保密培训覆盖率按近百分百、涉密事件响应时间不超过二十四小时等。目标要有挑战性但也不脱离实际，跳一跳够得着最合适。
适用范围。明确手册覆盖哪些部门、哪些业务、哪些人员。如果企业有子公司或者分支机构，要明确是否在手册的覆盖范围之内。适用范围界定清楚了，执行中就不会有扯皮的情况。
术语和定义。对保密管理中涉及的专业术语进行统一界定。什么是商业秘密什么是涉密信息什么是保密措施，这些概念在手册里要有明确的定义。一个企业里面对同一术语的理解如果不一致，执行起来就会出现偏差。
保密管理体系要求。这是手册的核心章节，系统描述企业保密管理体系的基本架构。包括组织架构与职责、保密信息分类分级、人员管理、场所管理、设备管理、载体管理、信息系统管理、保密检查与考核、事件报告与处置等方面。
组织架构与职责要写清楚。明确保密管理领导小组、保密办公室、各部门保密负责人的组成和职责。保密管理不是保密办公室一个部门的事，而是所有部门的事。职责分工明确了，才不会出现大家都在管其实谁都没管的情况。
保密信息分类分级要体现企业特色。每个企业商业秘密的构成不一样，分类分级的标准也应该不一样。手册中要写明分类的原则、分级的依据、标识的方法。技术密集型企业的手册，技术秘密的分类要细一些。服务型企业的手册，客户信息保护的内容要比重更大一些。
过程管理的描述要逻辑清晰。比如涉密载体的管理，要讲清楚从产生、使用、流转、存储到销毁的全过程控制要求。每个环节谁负责、怎么做、怎么记录，都要有明确的说明。过程管理的描述越清晰，执行的标准化程度就越高。
编写中常见的问题
实际编写过程中，有几个问题是普遍存在的，提前了解可以少走弯路。
照搬模板。有些企业直接从网上下载模板，改个企业名称就当自己的手册了。这种做法评审时很容易露馅。因为模板里的内容跟你的业务特点对不上，评审组一看就知道是套的。手册必须有企业自己的特色，把企业的行业特点、业务模式、组织架构体现出来。
过于理论化。手册内容写得过于理论化，全是标准和概念，失去了对实际工作的指导意义。比如保密检查制度，手册不能只说按规定进行保密检查，应该写明检查的频率、检查的部门、检查的内容要点、检查结果的处置方式。这些写清楚了，执行部门就知道怎么做了。
缺乏可衡量性。保密方针和目标写得太空泛，缺乏可考核的指标。没有量化指标的目标，在执行中就是空话。比如加强员工保密意识教育这个目标，无法衡量到底做得好不好。改为每年组织至少两次全员保密培训、员工保密知识测试平均分不低于某个标准，这就可衡量了。
忽视评审和更新。手册编写完成后就再也不看了。企业管理体系在变，业务在变，法律环境也在变，手册需要定期评审和更新。建议至少每年对手册评审一次，当体系发生重大变化时也要及时修订。
编写人员的配置
手册的编写不是保密办几个人闷头写就能写好的。合理的做法是成立编写小组，由保密部门牵头，各部门派代表参与。各部门代表提供本部门保密管理的实际做法和特殊需求，保密部门负责统一标准和统筹成稿。
编写过程需要充分的调研。对照标准要求，分析企业现有的保密管理现状，找出差距，确定手册需要覆盖的内容和深度。调研越充分，手册的内容就越扎实。
手册的审批和发布
手册编写完成后要经过严格的审批流程。一般先由保密办公室初审，然后提交保密管理领导小组审核，最后报企业较高管理者批准。审批过程中有修改意见的要认真处理，确保手册的质量。
发布环节要重视培训和宣贯。手册发下去不等于就生效了，要让员工学习手册内容，理解保密方针和目标，清楚自己的保密职责。很多企业手册发了大家却不知道，这种情况在评审时是被视为管理缺陷的。
总结一下，保密管理手册编写是一项需要认真对待的工作。手册不是写出来放柜子里摆样子的，而是要给员工看、给管理用、给评审组查的。写好手册的秘诀其实不复杂，就是了解标准、结合企业实际、用清晰的语言把该写的内容写清楚。一本好的保密管理手册，是保障企业商业秘密安全的基础，也是企业保密管理水平的体现。
